Вконтакте Facebook Twitter Лента RSS

Учет расчетов с подотчетными лицами. Может ли директор составить авансовый отчет? Если подотчетное лицо директор

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.


Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Подотчетные лица: подробности для бухгалтера

  • Расчеты с подотчетными лицами

    ...). Каков порядок признания расходов подотчетного лица? Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. На... «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»; 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим... расходам». Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением...

  • Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении

    И др. Кто может быть подотчетным лицом? Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего: назначение аванса; расчет (... отражаются расчеты с подотчетными лицами? Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных... операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями: ... Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ...

  • Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

    На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п...  руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...

  • Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

    Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...

  • Порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в 2019 году

    Регулирование расчетов с подотчетными лицами Практически расчеты с подотчетными лицами строятся следующим образом... повышенное внимание уделять расчетам с подотчетными лицами, которые проходят через банковские... контроль Центробанка. Расчеты с подотчетными лицами могут рассматриваться как легализация денежных... ». Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов... В целом, работа с подотчетными лицами является достаточно ответственной, несет значительные...

  • Расчеты с подотчетными лицами

    Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...

  • Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам

    Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...

  • Учет расчетов с применением платежных карт

    Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...

  • В Инструкцию № 157н внесены очередные изменения

    По доходам, выданным авансам, с подотчетными лицами, по ущербам и иным доходам... ;33 000 Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов 208 ... ;64 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых... ;66 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным пособиям и компенсациям... ;67 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным компенсациям персоналу в... ;98 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат капитального...

  • Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году

    Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...

  • ККТ: применять – не применять?

    Услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию. ... 15707). Расчеты через подотчетных лиц При осуществлении покупок через подотчетных лиц речь, как... как правило, достигается путем предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавец должен применять... . При осуществлении расчетов через подотчетных лиц ККТ должна применять только одна...

  • Изменен Единый план счетов

    Расходов» Расчеты с подотчетными лицами 208 27* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования... » 208 28* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами» 208 93 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров)» 208 94 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам» 208 95 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... » 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов» Расчеты...

  • В Инструкцию № 157н внесли изменения

    Объектами 208 27* Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования 208 28 ... * Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами 208 93 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров) 208 94 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам 208 95 Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по...

  • Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

    Упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 ... проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под... : Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем... положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении... представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете...

  • Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд

    ... № 65н : оплата приобретенных через подотчетное лицо билетов для проезда к месту... бухгалтерском учете учреждения расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 0 208 ... 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», кредиторская задолженность – на аналитических... следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда... Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на приобретение билетов к месту... 000 Приняты к учету расходы подотчетного лица в сумме удержанного штрафа за...

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

Либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

Либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера .

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; см. оформление проводок

Дт10 «Материалы»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дт 10 «Материалы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса»- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 50 «Касса»- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи).

Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.

Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

– при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

– заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

– заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

– заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

– при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

– оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо - это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.).

По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета.

Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· Первый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня, прежде всего, относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О публичном акционерном обществе », «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст.

48) его признаки и виды: коммерческие и некоммерческие, дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций. Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует, знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом, ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности .

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике. Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

· Второй уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации». Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации.

Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

1. расходы по обычным видам деятельности;

2. прочие расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.

· Третий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др., в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:

— порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

— План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы

· Четвертый уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания которых невозможны достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности. К таким признакам следует отнести:

способы погашения стоимости амортизируемого имущества по правилам бухгалтерского и налогового учёта;

порядок оценки производственных запасов, товаров, незавершённого производства и готовой продукции;

виды создаваемых резервов и сроки списания расходов будущих периодов;

порядок использования чистой прибыли;

другие вопросы, которые собственники, руководители и менеджеры организации сочтут существенными.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом в сумме 60 тысяч рублей (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1.Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2.Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Как выдать деньги в подотчет директору — главному лицу компании? Существуют ли в этой ситуации какие-либо специальные правила выдачи подотчетных средств? Разберем эти и другие важные вопросы в нашей публикации.

Правила выдачи денег под отчет

Процедура осуществления выдачи подотчетной наличности регулируется п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Она предусматривает обязательное следование следующим правилам:

  • Подотчетные средства выдаются исключительно лицам, с которым у компании или предпринимателя, выдающих деньги, заключены отношения трудового или гражданско-правового характера.
  • Выдача денег подотчетнику возможна только на оплату расходов, связанных с хоздеятельностью юрлица (или ИП).
  • Основание для выдачи сумм — оформленное сотрудником заявление, в котором требуется указать размер запрашиваемой суммы, срок, на который сотрудник ее берет, а также дату. Заявление необходимо завизировать у руководителя.

ВАЖНО! В случае перечисления подотчетных средств в безналичном порядке (на карту сотруднику) заявление, по мнению Минфина РФ, оформить также необходимо. На это чиновники обращают внимание в своем письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

  • Передача подотчетнику наличности производится с одновременным оформлением расходного ордера формы ОКУД 0310002.

О том, как его заполнить, см. материал .

  • Выдача новой суммы под отчет сотруднику возможна только при условии отсутствия у этого сотрудника долгов по ранее переданным ему суммам.
  • В течение 3 дней, отсчитываемых по окончании последнего дня срока, на который были выданы подотчетные средства, сотрудник обязан отчитаться о произведенных им расходах, предоставив в бухгалтерию своего работодателя авансовый отчет и подтверждающую первичную документацию.

О том, как отражается авансовый отчет в бухучете, см. материал .

  • Предоставленные отчетные документы подвергаются тщательной проверке, которую могут осуществлять главбух или бухгалтер. В случае их отсутствия на работе авансовый отчет проверяет руководитель, который и утверждает его, а также определяет сроки, в течение которых следует произвести окончательные расчеты с подотчетником.

ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы. А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению.

Особенности выдачи денег под отчет директору

Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники. Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя.

ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми. При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16-19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.

Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что свое заявление по форме, определенной указанием № 3210-У для получения денег под отчет, он сам же должен завизировать.

В связи с этим существует распространенное мнение о том, что заявления директора как такового для получения им денег под отчет не нужно, а его роль может выполнить распоряжение, отдаваемое руководителем финансовой службе, кассирам или бухгалтерии.

На наш взгляд, подобное оформление подотчетных сумм не исключает рисков, заключающихся в том, что контролирующие органы могут счесть такие суммы выданными неправомерно, поскольку в указании № 3210-У четко обозначено название документа-обоснования для получения средств под отчет — заявление (а не распоряжение или какой-либо другой документ). А вот ставить разрешающую визу на своем заявлении директору не стоит. Хотя ее наличие не будет считаться нарушением порядка оформления выдачи подотчетных средств.

Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т. ч. обязанность составления авансового отчета, соблюдение сроков по предоставлению в бухгалтерию документации, подтверждающей произведенные расходы, а также необходимость погашения долга по предыдущим суммам для получения следующих — директор обязан соблюдать.

Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?

К сожалению, это довольно распространенная проблема, решить которую не всегда легко: споры с руководителем и неподчинение ему могут обернуться неприятностями для несогласных с таким положением дел работников. Однако исправлять ситуацию необходимо, и самый действенный способ в этом случае — показать руководителю, какими рисками и убытками могут обернуться его неправомерные действия для компании. Аргументов для этого множество:

  • Искажение налоговой отчетности (результат — налоговая, административная и в некоторых случаях уголовная ответственность).
  • Искажение финансовой отчетности, составляемой для участников компании (собственники вряд ли останутся довольны, если поймут, что им предоставили недостоверные цифры).
  • Средства, изъятые директором из оборота, не позволят потратить их на что-то действительно важное, необходимое для фирмы — например, на уплату налогов или погашение долга контрагенту (результат — штрафные санкции, убытки).
  • Риск претензий контролирующих органов в связи с неправомерной выдачей средств под отчет при наличии ранее выданных непогашенных сумм (результат — штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины).

Подробности — в статье .

  • Риск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
  • Прочие риски.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм. Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком. Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Итоги

Выдача денег под отчет директору в целом производится по тем же правилам, что и выдача средств остальным сотрудникам фирмы. Передавая руководителю деньги под отчет, необходимо помнить о том, что его долги по выданным ранее средствам должны быть погашены.


Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51:

Большинство расчетов организация осуществляет через расчетный счет юридического лица в банке. Но часто при необходимости осуществлять расчеты по нуждам организации денежные средства выдаются под отчет работнику. Статья описывает учет расчетов с подотчетными лицам.

Оформление выдачи денег под отчет

Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У . В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:

  • иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;
  • оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2.

Предлагаем образец заполнения заявления в соответствии с требованиями Порядка.

Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте.

Приведем пример приказа.

Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом.

Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты.

Важно: в платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым у юрлица заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859).

Важно: для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера.

Подотчетные лица в бухучете — это прежде всего счет 71 (Приказ 94н ).

В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете:

Выдача денег под отчет (наличными, на банковскую карту)

Деньги выданы сотруднику

Отражение АО

Отражены расходы (хозяйственных, командировочных, представительских и др.)

20, 26, 44 и др.

Отражены затраты на приобретение материалов, товаров

Погашение задолженности перед поставщиком

Получение в кассу, на р/счет остатка неизрасходованных подотчетных денег

От подотчетного лица получен остаток неизрасходованных денег

Выплата работнику перерасхода на основании утвержденного АО

Работнику выплачен перерасход по АО

Удержание из зарплаты аванса, не возвращенного в установленный срок

Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Удержаны подотчетные суммы из зарплаты

Отчет по полученным суммам

Процедура такова:

  1. Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.
  2. После проверки он утверждается руководителем организации.
  3. Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетником.

При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.

Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной (Постановление Госкомстата № 55 ). С 2013 г. она не является обязательной (Закон № 402-ФЗ ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа.

Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.

Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.

В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом. Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев. Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства. Если вы прочли данную статью, вероятность таких нарушений будет нулевой.

© 2024 Новогодний портал. Елки. Вязание. Поздравления. Сценарии. Игрушки. Подарки. Шары