Какие бывают цели проекта. Цели управления проектом

Четко определив проблемы и потребности, которые побудили к созданию проекта, необходимо сформулировать его цель и задачи. Под целью следует понимать формулировку проблем и потребностей в виде утверждения общего типа о желаемом состоянии объекта, которого необходимо достичь как конечный результат реализации проекта.

Цель - это: "детально отработан, согласован, лаконичное формулирование видения будущего; краткое определение того, какой положительный результат будет получен от реализации проекта; основа тех задач, на выполнение которых будет направлена деятельность организации; положительный конечный результат, который планируется и будет добыт, после решения поставленной проблемы" . Цель строится по такой схеме: "Что сделать для достижения цели и каким образом это сделать?" .

Цель проекта может быть и краткосрочной, и долгосрочной. Срок реализации долгосрочной цели будет зависеть от выполнения краткосрочной.

Цель проекта должна отвечать на вопросы:

Достаточно значимая и актуальная цель, чтобы ее осуществлять?

Является Ли данная цель предпосылкой успеха?

Соответствуют Ли средства достижения и цель между собой?

Насколько цель реальна и соответствует направлению деятельности и потенциала организации?

Прослеживается логическая последовательность между целью и этапами ее осуществления?

Соответствуют Ли ожидаемые результаты решению цели?

Будет Ли иметь цель развитие после реализации проекта в будущем?

Формулировки цели должно умещаться в одно-два предложения, которые логически связаны и вытекают из потребностей и проблем. В цель необходимо включить ожидаемый результат (положительный эффект или изменения должны быть следствием решения существующей проблемы); собственно, саму проблему, которая требует решения; целевую группу населения, которой адресован проект; главное средство получения ожидаемого результата.

Четкие, конкретные мероприятия, измеряемые в процессе реализации проекта, без выполнения которых его цель не будет достигнута, называются задачами проекта. Задачи, как и цели, должны быть реалистичными и формулироваться предельно четко и ясно. Они должны содержать количественные данные о полезности проекта, чтобы после выполнения каждого задания можно было легко оценить, что достигнуто и какая часть проекта реализована.

Задания - это конечный результат решения или улучшения ситуации, что ожидается достичь по завершению деятельности. Основной вопрос, на который должно отвечать задачи проекта: какая разница между нынешним положением дел и тем, что будет в будущем?

Среди критериев соответствия задач целью проекта является:

1. Связь с проблемой.

2. Целесообразности.

3. Соответствие миссии.

4. Заинтересованность клиентов.

5. Оправданность задач.

6. Соблюдение этики.

7. Соответствие конечных результатов заявленной цели.

8. Квалификация персонала.

9. Поддержка в обществе.

Задания приносят наибольшую пользу, когда они четко сформулированы и прямо отвечают следующим требованиям:

1. Четкость, конкретность, уверенность, действенность.

2. Измеримость - подлежат смотровой подтверждению.

3. Реалистичность - можно достичь с помощью имеющихся ресурсов.

4. Достоинство - не быть слишком мелкими.

Формулировка задачи должно начинаться глаголами, которые означают завершение - осуществить, провести, внедрить, предоставить, подготовить, распределить, уменьшить, увеличить, организовать, изготовить, установить и т.д., избегая слов, которые показывают процесс: поддержать, улучшить, усилить, содействовать, координировать, перестраивать и т.д.

Пример формулировки цели и задач.

"Цель проекта (проведение круглого стола) является определение приоритетных мероприятий по увеличению участия образованной молодежи в развитии основных сфер города путем стимулирования и признания их активности в создании собственных проектов"

1. Сплотить органы власти, организации, ученых и деятелей м. Полтавы, занимающихся поощрением и поддержкой гражданских инициатив в развитии города.

2. Проинформировать о возможности и опыт внедренных на сегодня финансово-экономических и организационных механизмов привлечения общественности.

3. Проинформировать о создании общественной организации Центр научных исследований и реализации социальных проектов "Перспектива".

4. Продемонстрировать поддержку Представительства Фонда им. Гайнриха Белля в Украине.

5. Представить Проект Полтавского городского конкурса проектов развития города как формы стимулирования публичной общественной активности, самоорганизации и самореализации.

6. Привлечь внимание СМИ к будущему Проекта.

7. Привлечь к будущему Проекту новых участников, экспертов, спонсоров.

Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, и конкретных методов и шагов по ее реализации. Проект - это средство управления деятельностью, наиболее конкретная и выполнимая форма для учреждения/организации.

Проект, как правило, включает:

Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).
Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.
Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).
Содержание и механизм реализации (модули, этапы, формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).
Характеристика и способ оценки планируемых результатов.
Бюджет. Материально-техническое обеспечение.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Проекты, сущность, методология планирования и организации

Проект, как правило, включает:

Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).
Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.
Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).
Содержание и механизм реализации (модули, этапы, формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).
Характеристика и способ оценки планируемых результатов.
Бюджет. Материально-техническое обеспечение.

Постановка проблемы (введение) - актуальность проекта определяется его значимостью (проблема - противоречие между существующим и желаемым состоянием).

Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений (предложения-штампы: «До сих пор ничего не сделано для того, чтобы...» или «Все меры оказываются малоэффективными» или «То, что делалось до сих пор, не принесло результатов...»).

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения.

Одной формулировки недостаточно, требуется аналитическое осмысление, проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях, ее структурных характеристиках.

В этом разделе важно также выделить сферы применения проекта, его функциональное назначение, стратегию, как основной способ решения проблемы.

Раздел «Постановка проблемы» можно считать качественно прописанным, если:

он описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;
ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;
проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;
исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;
масштабы проекта разумны (не делает попытки решить все мировые проблемы сразу);
проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;
проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;
нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов, интересен для чтения и краток;
четко определен способ решения проблемы.

Формулирование проблемы

Коротко охарактеризуйте существующую ситуацию и опишите проблему, которую Вы собираетесь решать.
Обозначьте круг людей, которых касается эта проблема, приведите количественную и качественную информацию.
Покажите соответствие поставленной проблемы целям и возможностям Вашей организации.
Поясните, почему именно Ваша организация берется за решение этой проблемы.

Пример:
ХОРОШО: "В Первомайском районе Крыма живет много безработных женщин, у которых есть небольшие хозяйства и коровы".
ПЛОХО: "У многих безработных женщин нет доступа к рынку".

Формулирование проблемы должно отражать не внутренние проблемы Вашей организации, а проблемы в обществе, которые организация хочет решить.

Цель проекта

Это осознанное представление результата деятельности по проекту. Цель возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата.

Основные требования к формулировке цели таковы:

достижимость в рамках этого проекта;
безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;
предусматривание итогового результата проекта;
соответствие компетентности, подготовленности, финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Определение цели - важный момент процесса проектирования и нельзя подходить к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, чего именно хочешь добиться. Псевдоцели (неточно поставленные или неверные) в процессе реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.

Определение цели.

Цель - это то, ради чего Вы начинаете проект. Это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать тип проблемы, на решение которой направлен проект.

Пример:
ХОРОШО: "Цель проекта нашей организации - помочь безработным женщинам Первомайского района Крыма вступить в рынок с помощью создания малых предприятий по переработке и сбыту молочной продукции".
ПЛОХО: "Цель проекта нашей организации - дать женщинам возможность вступить в рынок".

Задачи проекта

В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи».

Задача - это частная цель или миницель. Это конкретизация общей цели, шаг на пути ее достижения. Задача в проекте - это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит реализовать, или это действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта.

Лучше избегать глаголов не совершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать), а применять слова: подготовить, уменьшить, увеличить, организовать, изготовить (глаголы совершенного вида). При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий SMART:

S specific - конкретность
M measurable - исчисляемость
A area-specific - территориальность
R realistic - реалистичность
T time-bound - определенность по времени (временные рамки)

описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;
цель является общим итогом проекта, а задачи - промежуточными, частными результатами;
ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;
по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;
цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;
постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения;
ясное и четкое изложение, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Задачи проекта.

Задачи проекта - это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации на лучшую, это шаги для достижения Вашей цели. Эти изменения должны произойти в процессе реализации Вашего проекта.

Пример:
ХОРОШО: "На протяжении первого месяца с момента начала реализации проекта первые 50 женщин из трех сел пройдут обучение по технологической обработке молочных продуктов".
ПЛОХО: "Сформировать группу женщин для проведения обучения".

Цель и задачи проекта логично вытекают из поставленной проблемы.

Содержание и механизм реализации

МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА - э тот раздел представляет собой описание системы действий по воплощению в жизнь замыслов, идей проекта.

В данном разделе шаг за шагом должно быть описано:

ЧТО будет происходить в рамках данного проекта,

КТО и КАК будет это осуществлять,

КОМУ конкретно эта деятельность будет адресована (какому возрасту, социальной группе молодежи и т.д.), как будет проводиться отбор участников учебной программы или получателей услуг

Как будет распространяться литература (если это необходимо),

- если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

КОГДА и в КАКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ, КАКИЕ РЕСУРСЫ будут привлечены для получения желаемых результатов.

Необходимо предусмотреть возможные проблемы и сложности при выполнении работ по проекту и описать пути выхода из них. Описанный механизм реализации проекта должен быть последователен, логичен и убедителен.

Это один из самых объемных и подробных разделов заявки.

Схема работы по проекту или текстовая информация (дело не обязательное, но полезное) и техническое задание – является базовыми понятиями в механизме реализации проекта, так как показывают что, когда, в какой последовательности будет осуществляться, какие ресурсы необходимы.

Обычно, исходя из задач, содержание разбивается на отдельные части (блоки, этапы, модули, подпрограммы, направления и т.д.), представляющие относительно самостоятельные разделы. Необходимо:

Четкое структурирование проекта на части и видение их взаимосвязей

Доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы (лишней детализации не требуется).

Должно быть понятно как, с кем, когда и где будет проходить работа по проекту

Цепочка: проблема – цель – задача – метод.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:

полная ясность направлений, в которых будет работать проект;
четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;
доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;
из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить/реализовываться проект;
естественность логической цепочки: проблема => цель => задача => метод;
нет «воды», то есть ненужных описаний, приложений и прочего отягощения текста.

Рабочий план

Техническое задание – рабочий план-график выполнения запланированных мероприятий с указанием дат проведения.

Рабочий план Вашего проекта должен пояснить, как Вы будете выполнять проект для достижения поставленных задач:

Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач?
Что будет сделано?
Какие ресурсы будут задействованы при выполнении задач?
Какие сроки выполнения задач?

Для удобства подачи материала можно воспользоваться таблицами следующих видов:

Управление и кадры (кадровое обеспечение проекта)

В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его реализацию, т.е. указывается информация, доказывающая компетентность исполнителей (наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов (программ)), цели и задачи, род деятельности заявителей.

Краткое резюме , для лиц, разрабатывающих и реализующих проект (с учетом привлеченных специалистов) – необходимо осветить профессионализм руководителей и основных исполнителей проекта.

Если участники проекта будут привлекаться дополнительно по договору нужно указать квалификацию, которой должны обладать привлеченные специалисты.

Порядок осуществления контроля за ходом выполнения работ по проекту –укажите, как будет осуществляться управление вашим проектом. Должны быть четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом, ясно кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работ. Предпочтительным является участие сотрудника с финансовым образованием.

Механизм управления проектом (программой) должен быть эффективным, действенным; не тормозить, а увеличивать эффективность работы.

Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом;
ясно, кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работы;
персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией или получает дополнительное обучение до или в процессе реализации;
механизм управления является эффективным, действенным, не тормозит, а увеличивает эффективность работы;
описание четкое, краткое, содержание - ясное и понятное.

Оценка результативности проекта

Очень важно отразить систему показателей эффективности проекта. Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цель проекта и измерить его эффект. Показатель - это характеристика отдельной стороны объекта или процесса, имеющая количественно-качественное выражение. Мы предлагаем примерные ориентиры для оценки выполнения проекта.

Количественные показатели (востребованность проекта, охват общественности, количество конкретных дел, акций, мероприятий, др.).

Показатели социального развития личности (динамика уровня развития личности: не умел - научился, не знал - узнал, не имел - приобрел и т. п.; качество продуктов социально-творческой деятельности (поделки, рисунки, походы, акции, др.), характер реализованных инициатив, др.).

Показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников, активность).

Показатели общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров, отклик в средствах массовой информации).

Технологические показатели (уровень организации в целом и отдельных мероприятий, четкость и эффективность управления, организационная культура участников).

Экономические показатели (соотношение затрат с социально-педагогическим эффектом, привлечение дополнительных материально-технических ресурсов).

Утверждать, что результативность нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не дает заметного эффекта. Критерии эффективности призваны:

выражать действенность всех видов, форм и методов реализации проекта;
отражать качество управленческой и содержательной деятельности.

Жизнеспособность проекта (перспективы)

Задача этого раздела - спрогнозировать вероятный дальнейший путь развития проекта. Возможно, в дальнейшем будет расширение географии проекта, освоение новых видов деятельности. При этом важно предусмотреть социальные и ресурсные стороны продолжения развития проекта.

Финансовое обоснование (обеспечение) проекта

Основное внимание при составлении бюджета следует уделить вопросам:

Сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта?
На какие цели будут израсходованы средства?
Какие средства есть в наличии у организаторов проекта?
Какова материально-техническая база?
Какие дополнительные источники финансирования можно найти (конкурсные средства государственных структур и общественных фондов; бюджетные поступления; взносы - членские, родительские; средства учредителей; благотворительные пожертвования; спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; труд добровольцев; прочие, не запрещенные законом поступления)?
На какие цели будут израсходованы средства, собранные для реализации проекта?

Покажите другие источники финансирования. Если Ваша организация использует личное помещение или транспорт для выполнения проекта, то не забудьте включить их стоимость в бюджет проекта, как собственный вклад. Этот вклад имеет свою "цену", и Вы должны были бы платить за них в случае их отсутствия.

Бюджет проекта обязательно должен быть «трехколоночным», где в первой колонке указываются имеющиеся у заявителя средства, во второй - запрашиваемые средства, в третьей - общая сумма расходов. Как правило, соотношение между имеющимися и запрашиваемыми по проекту суммами должно быть 50 % на 50 %.

Возможный проект сметы расходов в рамках проекта

№№ п/п	Наименование статей расходов	Расчет суммы затрат	Финансовые затраты по проекту
			Имеющиеся* средства	Запрашиваемые средства	Итого
	Аренда помещений	час х руб.
	Аренда звуко-, свето-оборудования	час х руб.
	Аренда автотранспорта (в том числе ГСМ)	час х руб.
	Аренда оргтехники, каналов связи	час х руб.
	Телефонные, почтово-телеграфные расходы	час х руб.
	Печатно-множительные расходы	час х руб.
	Призы	кол-во х руб.
	Питание
	Проживание
	Типографские, издательские услуги	час х руб.
	Оплата труда привлеченных специалистов (с указанием должности специалиста, конкретной работы)	час х руб. х кол-во чел.
	Изготовление атрибутики (с логотипом …)	кол-во х руб.
	Приобретение предметов снабжения и расходных материалов (с указанием наименований), продуктов питания, медикаментов и т.д.	кол-во х руб.
	Приобретение канцелярских товаров (с указанием наименований)	руб.

* – дополнительно указать из каких источников предполагается выделение необходимых финансовых средств.

Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):

Штатное расписание (заработная плата);
Консультанты;
Командировочные: проезд, суточные, гостиница;
Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги;
Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер;
Профессиональная подготовка;
Непрямые затраты;
Другие выплаты;
Поправка на инфляцию.

Таким образом, должно получиться:

сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта
на какие цели будут израсходованы средства
какие средства есть в наличии у организаторов проекта
какие дополнительные источники финансирования можно найти
сколько еще необходимо для реализации проекта (запрашиваемая сумма)

Общие критерии оценки проекта.

Любой донор обратит внимание на ясность поставленных целей, задач и возможности Вашей организации. Донор надеется увидеть четкую, логическую связь между спецификой деятельности Вашей организации и сформулированной проблемой.

Насколько реалистичной является поставленная цель? Приведет ли реализация проекта к изменению существующей ситуации? Видно ли, кто будет пользоваться результатами реализованного проекта? Насколько точны методы и план реализации проекта? Ясны ли методы оценки результатов реализации проекта? Насколько реалистичный и соответствующий для реализации поставленных задач бюджет? Показана ли финансовая и моральная поддержка других спонсоров? Показана ли компетентность исполнителей проекта?

Как показатель успешности проекта рассматриваются следующие моменты:

План реализации
Рентабельность
Подготовленность кадров.
Ожидаемые результаты.
Дополнительные ресурсы.
Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

В соответствии с указанными критериями, «победителями конкурса» станут проекты, отвечающие максимальному количеству параметром оценки.

Следует также сказать несколько слов о стратегиях при подаче заявок на гранты, которые можно подразделить на две условные разновидности: (1) поиск грантовых конкурсов под конкретную идею, либо (2) подбор идей под конкретный грантовый конкурс. Первая стратегия сложнее в реализации, особенно для неопытных авторов, которые надеются, что их гениальная идея обязательно будет оценена по достоинству. Вторая стратегия лучше всего работает в коллективных проектах и требует наличия определенного менеджерского таланта: анализ, кого можно пригласить для одного, кого – для другого, а кто просто не даст проекту заглохнуть на середине, должен быть проведен грамотно и оперативно. Выигрышной стратегией можно считать также и описание в грантовой заявке уже частично реализованной идеи, поскольку при этом можно с большей актуальностью описать гипотезы и ожидаемые результаты, а кроме того, иметь основания предполагать, что, если случится чудо и грант все-таки дадут, содержательная часть отчета точно будет написана.

В настоящее время умение грамотно написать заявку на получение гранта рассматривается как один из важнейших и успешно прививаемых навыков, способствующих выживанию в профессиональном сообществе. Хотя сама по себе грамотно составленная заявка является своего рода недостижимым идеалом – тем, чему учишься всю жизнь, но в чем никогда не бываешь уверен, - процесс грантонаписания, чарующим образом сочетающий в себе необходимость вписаться в заданные социум тематические рамки и творческое вдохновение, и находит все новых приверженцев. Помимо всего, это неплохой способ развития навыков самопрезентации и творческого роста.

Требования к оформлению проекта

Проект отпечатан, аккуратно оформлен.
Титульная страница содержит название проекта, данные об авторе, принадлежность учреждению/организации, год и место составления.
Если проект больше пяти страниц по объему, то он имеет оглавление с указанием разделов и нумерации страниц.
Если в тексте использованы цитаты, обязательны сноски на источники, если авторы использовали литературу - в конце приложен библиографический список с указанием автора, названия книги, издательства, места издания и года издания.
Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы разделены на смысловые абзацы.

Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, в электронном варианте - на дискете, которая обязательно подписана.
Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты не рецензируются и не возвращаются.
В тексте программы употребляются только те понятия, которые можно однозначно истолковать, как можно меньше научных и профессиональных терминов.
Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10 страниц читабельного текста - описания проекта.
Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, кого мы хотим заинтересовать им.
Финансовые документы (сметы, бланки, описания, комментарии к бюджету и др.) прилагаются в конце проекта.

Приблизительный объем основных разделов проекта.

Презентация организации - до 1 страницы
Формулирование проблемы - до 1 страницы
Цель проекта - 1 абзац
Задачи проекта - от 0,5 до 1 страницы
План реализации проекта - до 1 страницы
Методы реализации проекта - до 1 страницы
Бюджет - до 2 страниц
Дополнительные данные - до 10 страниц

Взаимодействие частей проекта.

Нисходящие стрелки показывают логическую последовательность формулирования частей проекта. Восходящие – последовательность его осуществления.

ЦЕЛЬ направлена на решение ПРОБЛЕМЫ

Выполнение ЗАДАЧИ – необходимых для достижения ЦЕЛИ

ПРОБЛЕМА (потребность)

МЕРОПРИЯТИЯ (методы работы)

РЕСУРСЫ – средства, необходимые для проведения МЕРОПРИЯТИЙ

РЕСУРСЫ

МЕРОПРИЯТИЯ действия, н аправленные на РЕЗУЛЬТАТ

ЗАДАЧИ

ЦЕЛЬ

Пример логической таблицы для составления проекта-заявки

(вопросы для заполнения)

Компоненты проекта	Объекты свидетельства (показатели, обоснования)	Внешние условия (факторы, предпосылки, допущения)
Постановка проблемы	Какие источники информации, помимо самого заявителя, свидетельствуют о том, что проблема существует и ее важно решить?
Почему возникла необходимость в выполнении проект?
Почему решение данной проблемы – приоритетная задача?
Цель	Каковы средства проверки движения к цели? Каким образом проверяющие организации/лица смогут убедиться, что проект вносит ожидаемый вклад в продвижение к цели? Предусматривается ли проектом сбор данных, позволяющих измерить степень продвижения к цели?	1. Какие события, условия или решения находящиеся вне контроля проекта необходимы для того, чтобы: Выполнение поставленных задач способствовало продвижению к поставленной цели; Достижение запланированных результатов приводило бы к выполнению задач; Применение указанных в проекте методов (мероприятий) гарантировало бы получение ожидаемых результатов; Выделение необходимых ресурсов приводило бы к проведению мероприятий (применению указанных методов); 2. Каковы возможные препятствия в каждом из этих «переходов»?
Какова цель, на движение к которой направлена деятельность в рамках проекта? Как она связана с решением поставленной проблемы?
Кто выиграет в результате продвижения к цели? Как действия. предусмотренные проектом, изменяют существующую ситуацию?
Задачи
Ожидаемые результаты
Какой конкретный эффект должен быть достигнут во время выполнения проекта, т.е. если проект будет завершен, то какого конкретного улучшения или изменения следует ожидать в образовательном процессе, окружающей среде и т.д.?
Как выполнение поставленных задач приближает ситуацию к достижению заявленных целей?
Какие результаты (их характер и количественное измерение) необходимо получить для выполнения поставленных задач?
Методы (мероприятия, проводимые в ходе проекта). Какие мероприятия необходимо осуществить исполнителям проекта для получения указанных в проекте результатов?
Ресурсы
Какие ресурсы – кадры, товары, услуги – должны быть использованы для проведения мероприятий, намеченных в проекте?
Из каких источников поступят эти ресурсы (исполнитель, сотрудничающие и поддерживающие организации).

Заместитель директора по ВР

ГБОУ СПО СК

«Пятигорский медицинский колледж» С.В.Затонская

Введение.

Управление проектом может быть сложным и многогранным делом. Будучи проджект-менеджером, вам, с одной стороны, приходится гарантировать, что все составляющие проекта работают как запланировано и вносят вклад в достижение комплекса целей проекта, а с другой, приходится минимизировать риски, улучшать процессы и решать проблемы. Делегирование здесь просто необходимо, но многие функции невозможно полностью передать членам проектной команды. Чтобы оставаться на высоте, вам необходимо видеть проект с разных ракурсов одновременно, не только с позиции заказчиков и спонсоров проекта, но и с точки зрения команды, ведь без этого невозможно получить их уважение и лояльность.

Но если в ваши обязанности входит управление несколькими проектами, то сложность увеличивается экспоненциально. Но хорошая новость в том, что сложно не значит невозможно. В своей работе я рассмотрю методы управления несколькими проектами, и эффективное использование этих методов, а также определение конкретных целей и задач, необходимых для реализации этих проектов, которые вероятно, помогут сделать управление несколькими проектами более эффективным.

Введение

1. Определение целей и задач проектов.

2. Методы управления проектами.

3. Способы эффективного использования методов управления проектами.

Список использованной литературы

Определение целей и задач проекта.

Самый первый шаг во всех проектах – коммерческих, домашних или образовательных, - определить цели и задачи. Этот шаг определяет результат проекта и шаги, требуемые для достижения этого результата. Большинство, включая руководителей проектов, не тратят достаточно времени на этот шаг или выполняют его неправильно, тем самым обеспечивая неудачное завершение проекта.

Плохо заданные цели и задачи, или цели без задач, ввергают проект в перерасходы, битвы за территорию, личные конфликты, упущенные контрольные точки и недовольство клиентов.

Цели и задачи должны быть четко сформулированными задачами, каждая со своей собственной целью, задающей конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеримыми.

Цели - "что"

Цели – общие формулировки, применяемые к проекту. Цели - "что" процесса. Иначе говоря, "чего" достигнет проект? Проекты могут иметь больше одной цели, но много задач в расчете на цель. Не путайте цели с задачами.

Примеры:

1. Цель разработки веб-сайта: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.

2. Страховая компания: Отдел медицинского страхования увеличит варианты поставщика на 10%.

3. Поликлиника: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

Задачи - "как"

Задачи – точные формулировки, поддерживающие цель. С каждой целью будут связаны одна или больше задач. По сути, задача - "как" процесса.

Всегда начинайте задачу с глагола действия. Это гарантирует, что задача измерима, и что конечный результат проекта рассматривается через действие задачи. Каждая задача также становится измеримой контрольной точкой.

Примеры:

1. Цель: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.

Создать таблицу, сравнивающую стоимость устранения глобального потепления сегодня с аналогичной стоимостью через 100 лет от текущего момента.
Показать последствия глобального потепления в фотогалерее.
Указать и рассмотреть "мифы" глобального потепления.

2. Цель: Отдел медицинского страхования увеличит варианты поставщика на 10%.

Выявить варианты и стоимость поставщика.
Опросить заказчика, чтобы выяснить ценность каждого варианта.
Сравнивать варианты с конкурентами.

3. Цель: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

Оценить потребности в персонале.
Купить новое программное обеспечение, составляющее график записей к врачу.
Установить график подтверждения записей.

Удержание целей и задач на переднем плане каждого проекта гарантирует, что проект и группа являются заодно в течение всего времени выполнения проекта.

Независимо от того, в какой области проект – в образовании, фирме или в семье – четко определенные цели и задачи будут способствовать успешному результату проекта.

2. Методы управления проектами.
Если Вы только делаете первые шаги в проектном управлении, то количество существующих разнообразных методологий (и аббревиатур) могут показаться ошеломляющими и ввести Вас в заблуждение.
Мы выделили 16 общеизвестных методологий по управлению проектами в небольшие блоки для того, чтобы помочь Вам выбрать наиболее подходящие методы управления проектами.

1. Использование адаптивных/регулируемых рамок проектов APF (Adaptive Project Framework)
Позволяет улучшать проект на каждом этапе, основываясь на полученном опыте от предыдущих результатов. Определив цели проекта и постоянно контролируя работы проекта, менеджер может обеспечить успех максимально возможной стоимости бизнеса и создать бизнес-ценность для потенциального потребителя.

2. Benefit Realization (BF)Цель: Выгода от реализации проекта
Успех определяется как достижение желаемой/ожидаемой выгоды. Если клиенты хотят увеличить продажи CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами – customer relationship management software), проект не будет выполнен/реализован до того момента, пока продажи не повысятся на 15% - даже если Вы установили и наладили работу CRM вовремя и с соблюдением/в соответствии с бюджетом.

3.AGILE
В процессе управления проектом важно умение быстро адаптироваться к изменениям, отслеживать последние тенденции развития и уметь извлекать из них выгоду. Не менее важным является и человеческий ресурс. Поэтому и необходимо умение создавать динамичную команду проекта на основе сотрудничества и гибкости, возможности нахождения компромисса. Немаловажную роль играют стейкхолдеры (заинтересованные стороны). Они контролируют и проверяют проект на каждой стадии, а члены команды, с свою очередь, правильно и своевременно корректируют проект, создавая высококачественные продукты/услуги, соответствующие потребностям и запросам потребителей.

4.Critical Chain Project Management (CCPM) Управление проектом по методу критической цепи
Помогает избегать отставаний/задержек в проекте, определяя критический путь/цепь работ, а также резервы ресурсов (запас времени) для этих работ.
Поскольку графики строятся, учитывая доступность ресурсов, срок проекта может быть дольше, но вероятность срыва сроков ключевых событий может быть снижена. Основа методологии критических цепочек – формирование основных работ критически важных для проекта и удержание сроков работ, соответственно и финальной даты завершения проекта. Критические работы проекта провязываются логическими связями с учетом ресурсных и административных ограничений; Если в проекте ресурсы не ограничены, расчётные показатели будут схожими с PERT.
Если в проекте все же ограничены ресурсы, то необходимо:
- Определить околокритические работы в графике, такие работы очень часто идут параллельно основной «красной» цепочки, но с уменьшенными сроками, они могут довольно легко стать критическими если им не уделять внимание.
- Определить критическую цепочку проекта при помощи ресурсных связей

5. Метод критического пути Сritical Path Method (Cpm)
Метод критического пути – довольно часто используется в строительстве и характеризуется наличием четко выраженного пути проекта, этот путь формируют самые длинные работы проекта. Сам критический путь и определяет продолжительность всего проекта. Определяя/идентифицируя наиболее важные задачи, Вы можете оценить даты завершения, зависимости, ключевые вехи и конечные результаты.

Любые отставания по датам для тех работ, которые лежат на критическом пути ведут к увеличению длительности последующих работ. При необходимости сократить длительность проекта необходимо сокращать сроки работ на «критике». Методология управления проектами при помощи критического пути позволяет сравнивать плановые и фактические показатели (как ситуация должна развиваться и что происходит на самом деле) каждый день.

6.Методология моделирования событий Event Chain Methodology (ECM)
Эта методология управления проектами помогает выявить и спрогнозировать потенциальные риски. Анализ проекта при помощи метода Монте Карло и Диаграммы цепочки событий помогает определить вероятность некоторых рисков и их возможное влияние на проект в целом. Визуализация связей между внешними событиями и работами проекта помогает создать план, максимально приближенный к реальности.

7.Экстремальное программирование Extreme Programming (XP)
Данная методология управления проектами оказывает особенности (возможности) коротких циклов развития, частые релизы и открытое взаимодействие со стейкхолдерами. Команды сосредотачиваются на сотрудничестве и эффективности/производительности, написании наиболее простых из всех возможных кодов для достижения желаемого качества, при этом избегая истощения и низкокачественного конечного результата.

8.Канбан/ KANBAN
Основная цель состоит в производстве медленного и непрерывного потока результатов через протяженный во времени рабочий/производственный процесс для визуализации прогресса и раскрытия процессных/производственных проблем. Понимая, где происходят простои, теряется время, члены команды могут намного более оперативно улучшить производительность.

9.LEAN или бережливое производство
Задача заключается в создании ценностей высокого уровня и обеспечении высочайшего качества работы с меньшими трудовыми ресурсами, средствами и временем.
Lean сокращает потери, устраняя узкие места, фокусируясь на ценностях потребителя и постоянно улучшая процесс производства. Использование Lean помогает сократить расходы, оперативно выполнять работу в поставленные сроки, достигать существенных результатов в составе малочисленных команд, привлекая к выполнению задачи минимальное количество человеческих ресурсов.

10.Бережливое производство и 6 Сигм
Объединяя эффективность системыLeanс шестью сигма, появляется возможность улучшить производственный процесс. Определив, как в действительности выполняется производственный процесс, члены команды проекта устраняют потери и сосредотачиваются на создании конечного результата с максимально высоким качеством для клиента (создание конечной ценности для потребителя).

11.Prince (проекты в контролируемой среде) Projects in Controlled Environments (PRINCE2)

Гарантирует, что каждый проект имеет бизнес обоснование и способствует созданию ценности. Планирование начинается с четкого определения: потребностей, запрашиваемых потребителем, реальной выгоды и точной оценки затрат.

12.PRISM (проекты со встроенными устойчивыми/жизнеспособными методами)
Сочетание проектного планирования с экологической устойчивостью мер. Хотите пойти в «зеленом» направлении? В таком случае, PRISM точно для Вас! Сокращение расходования энергии и издержек обращения (распределение затрат), все это при одновременном снижении Вашего воздействия на окружающую среду.

13.Процессно-ориентированное проектное управление PBPM (Process-Based Project Management)
Гарантия того, что каждый проект будет направлен на продолжение следованию миссии компании. Перед стартом (инициацией) проекта, план проекта анализируется с целью определения его соответствия утвержденной/установленной миссии. Если же результат анализа отрицателен, то все стратегии и цели корректируются. Каждое действие добавляет ценность к стратегическому видению организации. Данные методы управления проектами также подходят и для административных проектов в компаниях.

14.SCRUM
Придавая особое значение продуктивности, сосредоточиванию и взаимодействию, участники проекта могут достигать высококачественного конечного результата в короткие сроки и в тоже время легко адаптироваться к изменениям. Командная работа осуществляется в короткие «рывки/забеги» для максимальной эффективности, плюсом ко всему этому является возможность испытаний новых итераций быстро и с моментальной фиксацией ошибок.

15.SIX SIGMA
Улучшение процессов и качества продукции за счет снижения дефектов или ошибок. Рейтинг/градация «6 сигма» означает, что 99,99966% от того, что производится - является бездефектным. Проверяя процессы производства в целом, Вы можете найти возможные улучшения/доработки даже перед появлением дефектов.

16.Водопад (поточный метод) Waterfall
Данная методология управления проектами предполагает разбиение проекта на ряд последовательных задач. С четким определением целей и временной шкалой (заданными сроками), члены проекта выполняют задания в установленном порядке, завершая каждое задание перед тем, как преступать к последующему. Подробное планирование означает тщательный график (определенные сроки) и бюджет.

Все методы управления проектами по своему хороши и в каждом есть свои плюсы и минусы, применение методологии управления проектом очень сильно зависит от целей, типа и контекста проекта.

Еще Аристотель определял цель как «то, ради чего»

Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.

Человек, осуществляя целеполагание, создает образ желаемого будущего. Цель — это предвосхищение результата социального действия.

Цели должны отвечать на вопрос «что?». Что должны получить к концу проекта.

Задачи должны отвечать на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей.

Проекты могут иметь несколько целей и каждая цель набор задач.

Каждая задача должны начинаться с глагола действия, например: подготовить, провести, разработать, создать, сделать, обеспечить, купить, установить, опросить и т.п. Это гарантирует измеримость задачи и возможность её контролировать.

Цель по SMART

Достижение цели зависит от её формулировки, и первый шаг к успеху — правильно сформированные цели.

Концепция SMART целей:

Specific (конкретная) : Цель должна быть конкретной, т.е. описывать, что именно необходимо достигнуть. Например, повысить прибыль компании.
Measurable (измеримая) : Цель должна быть измерима, т.е. описывать в чем или в каких единицах можно будет измерить результат. Например, повысить прибыль компании на 5%.
Achievable (достижимая) : Цель должна быть достижимая. Описывается за счет чего достигается цель и при каких условиях. Например, повысить прибыль компании на 5%, за счет внедрения СЭД, автоматизации внутренних бизнес-процессов и сокращения штата сотрудников на 10% от текущего количества.
Realistic (реалистичная) : Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. Технические и человеческие ресурсы должны присутствовать в достаточном объеме. Особенно следует проверить вопрос имеющегося в распоряжении ноу-хау.
Timely (ограниченная во времени) : Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничение во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.

Цель	Срок	Команда	Ожидаемый результат	Измерение успешности результата
Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет — презентация продуктов компании в сети интернете.	1 июля –	Вася	Повышение степени известности продуктов компании «X»	Не менее 5 000 посетителей сайта в месяц через пол года, после завершения внедрения сайта в сети интернет.
Поиск партнёров по кооперации в сети интернет	1 августа –	Иван	Продажа продуктов «X» через партнёров, не менее 1% оборота компании.	Через три месяца после запуска проекта Электронной коммерции рост оборота через партнёров (доля увеличения не менее 5% в месяц).

Как на основе идеи выявить цели?

Часто у руководства или группы людей есть идея проекта, которую нужно сформулировать в виде целей.

Для определения целей проекта необходимо дать определение, что требуется от проекта и команды:

Что должно быть сделано?
Почему это нужно делать?
Какую пользу должен принести проект?
Все ли знакомы с этим замыслом?
Все ли одинаково его понимают?
Все ли с ним согласны?
Когда нужно закончить работу?
Кто является конечным пользователем?
Какое качество ожидают получить?
Какая функциональность ожидается?
Какие средства имеются в распоряжении?
Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям?
Каковы минимальные цели?
Что не должно произойти ни в коем случае ?
Какая работа к проекту не относится ?

Два последних вопроса описывают то, что не относится к проекту. Определяя, таким образом, рамки (границы) проекта, а также выявляя задачи, которые не оплачиваются заказчиком.

Отвечая на вышеперечисленные вопросы формируются требования к проекту и целям. Необходимо подходить к ответам в концепции «смарт», — они должны быть, как минимум, измеримыми.

Измеримость добавляет высокую степень определенности проекта и даёт возможность в будущем контролировать выполнение проект. Отсутствие определённости приведет к спорным ситуациям, а значит к потери времени и риску провала проекта.

Формулируя цели необходимо понимать и принимать во внимание трехмерность проектной работы: Время, Сроки, Содержание. Таким образом, измеримые цели, это цели, которые можно:

измерить и проверить;
определить по составу работ;
определить по срокам, расходам.

Какие вопросы необходимо задать, чтобы сформулировать цели:

Что нужно достичь?
Как и с какими расходами должна быть достигнута цель?
Когда должна быть достигнута цель?
Каковы приоритеты целей?
Какие цели зависят друг от друга?
Какие цели исключают друг друга?

Итогом работы имеем: перечь целей, которые формулируются по SMART.

Пример постановки целей от понятия идея и проблема

Проблемы, которые обуславливают появление проекта:

замедление роста продаж;
невозможность торговать круглосуточно;
сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
консервативный стиль управления и сотрудников;
слабая известность компании и её продуктов в интернет;
сложность поиска партнёров;
неэффективный маркетинг;
отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
высокая стоимость товара.

В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.
Вход в интернет должен:

Открыть новые варианты для продажи продукции;
Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
Повысить имидж компании;
Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.

Выявление целей

Проблемы в проекте возникают тогда, когда необходимо достичь цели. Нет цели, нет проблемы.
Например, есть цель — улучшить работу сервисно ориентировнной системы, сделать ее более гибкой, предоставить возможность внутренним сервисам механизм общения или оповещения о каких-либо событиях, предоставить возможность системе работать с разными субд.
Задача, по сути, провести рефакторинг архитектуры системы. Мы сталкиваемся с проблемой или проблемами, для которых необходимо найти решения.

Процесс анализа проблемы и нахождения решения:

Описание проблемы
Поиск решений
Оценка решений
Нахождение оптимального решения
Уточнение цели на основе найденных решений проблемы
Формирование задач

Основные признаки неудачи проекта

Бюджет : проект может не укладываться в рамки запланированного бюджета (или должен быть прекращен, не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного финансирования)
Время : проект может занять время значительно большее, чем запланировано для достижения поставленных целей (или должен быть прекращен до достижения поставленных целей в связи с окончанием намеченного срока)
Качество : проект может быть завершен в рамках намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет требованиям по качеству (и, таким образом, будет представлять меньшую ценность, чем ожидалось)

Основные причины неудач проектов

В большинстве случаев, проекты не удаются из-за неясных целей или нечетких требований.

«Иной раз спросишь себя: "Старик! Чего ты

хочешь?" - и сам себе ответишь:

"Не знаю, старик "».

Е. В. Клюев. «Между двух стульев»

Цели - это наиболее общие утверждения типа: привлечь волонтеров в общественное движение, создать службу мониторинга, реализовать право граждан на альтернативную гражданскую службу.

Утверждения подобного рода не могут быть оценены количественно. Их главное назначение - показать тип проблемы, с которой имеет дело проект. Цель любого проекта - решение обозначенной проблемы.

Цели могут быть краткосрочными и долгосрочными. Обычно достижение долгосрочной цели зависит от достижения ряда краткосрочных. При двух и более краткосрочных целях вы должны четко указать, как они увязаны друг с другом и с долгосрочными целями.

Хорошо, если в проекте имеется вполне достижимая цель. Например, цель «Благоустройство города» недостижима в рамках одного не-большого проекта, а при изменении формулировки на «Озеленение дворов двух районов города» становится достижимой.

Грамотно сформулировать цель помогают задачи. Необходимо добиться того, чтобы решение всех задач проекта приводило к достижению цели. Если это не так, то надо либо добавлять новые задачи, либо переформулировать цель.

Задачи - конкретные и поддающиеся измерению возможные изменения ситуации, которую вы описывали в разделе «Постановка проблемы». Эти изменения (улучшения) произойдут в результате осуществления вашего проекта. Если каждый раз при написании задач проекта вы будете рассматривать их в этом ключе, то легко поймете, как они должны выглядеть. Например, если проблема состоит в том, что в городе резко сократилось количество зеленых насаждений, то целью проекта станет увеличение площади зеленых насаждений, а одной из задач такого проекта, например, будут посадки дубов в двух районах города.

Таким образом, задачи должны быть максимально конкретными. В них по возможности должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта (показатели). Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цели и задачи проекта, измерить его эффект. Когда мы говорим в проекте об «усилении», «улучшении» и «увеличении» чего-либо, то не ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, а проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословным, и нужны показатели. Утверждения, что эффект нельзя измерить и что вы не можете подобрать нужных показателей, равносильны признанию, что проект не даст заметного эффекта.

Примеры задач с показателями:

«Организовать горячую линию для подростков, способную принимать не менее 100 звонков в день»; «провести социологическое исследование на тему "Отношение к НКО" с объемом выборки не менее 1500 человек».

После решения каждой поставленной задачи всегда должен появиться конкретный результат: доклад об оценке ситуации, издание книги, оформленная экспозиция, снятый и смонтированный видеофильм, обученный персонал, созданный Интернет сайт. Все это должно найти отражение в разделе «Ожидаемые результаты» (см. далее).

Вам могут быть интересны следующие материалы