Реестр больничных листов в 1с 8.3 зуп. Исправления и перерасчеты заработной платы
Вопрос:
Сотрудник болеет, дата выхода с больничного неизвестна, до конца месяца еще далеко. В ЗУП 2.5 я просто ставила дату начала невыходов. В 1С ЗУП 3.1 такой возможности нет, документ не проводится без даты окончания. Как можно в данном случае поступить, чтобы не делать документ до конца месяца и потом не вносить в него изменения?
Ответ:
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Если к моменту расчета аванса за первую половину месяца или к моменту расчета зарплаты ещё не был предоставлен больничный лист, то в 1С ЗУП 3 для регистрации такого отсутствия до выхода релизов 3.1.4 использовался документ Прогул, неявка. В нем для таких сотрудников регистрировалось отсутствие по невыясненной причине.
Однако, начиная с релиза 3.1.4.116 этот документ изменил свое название и расширил возможности. Он стал называться . Многих пользователей не устраивал тот факт, что сотруднику приходится регистрировать отсутствие по невыясненной причине (в итоге это отражалось буквенным кодом НН в табеле), хотя известно, что сотрудник на больничном. Поэтому в документе появилась новая причина отсутствия Болезнь (больничный ещё не закрыт) .
При регистрации такого отсутствия в табеле заполнится буквенный код «Б», но самого расчета больничного не произойдет.
Что касается принципа заполнения сведений об отсутствии сотрудника в связи с болезнью в этих документах, то он следующий: если отсутствие регистрируется для расчета аванса за первую половину месяца (с 1 по 15 число), то в документе Отсутствие (болезнь, прогул, неявки) / Прогул, неявка рекомендуется указывать период с даты невыход в связи с болезнью до 15 числа.
Далее если сотрудником будет предоставлен больничный лист до конца месяца, то документом Больничный лист этот неоплачиваемый период вытеснит и вместо него будет зарегистрирован оплачиваемый больничный.
Если же до конца месяца сотрудником не предоставлен больничный, тогда для корректного расчета зарплаты, требуется отразить отсутствие документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявки) / Прогул, неявка ещё и в период с 16-ого числа до конца месяца. Это можно сделать двумя способами:
- созданием нового документ;
- редактированием периода в первом документе, которым вводился период отсутствия для расчета за первую половину месяца.
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
В программе Зарплата и управление персоналом 8.3 у Вас есть возможность совершать операции начисления, расчета и выплат больничных с помощью универсального документа под названием Больничный лист .
Для начала перейдите на вкладку Зарплата и найдите пункт Больничные листы . Затем нажмите Создать для формирования нового документа. В открывшемся окне Вы увидите стандартную форму для заполнения документа.
Для начала необходимо заполнить следующие поля:
- Месяц
- Организация
- Сотрудник
После введенных данных, в случае если для выбранного сотрудника в его личной карточке не указан стаж, программа выведет следующее сообщение:
Чтобы корректно заполнить документ, перейдите по предложенной ссылке и укажите стаж сотрудника.
Теперь нужно заполнить поля: причина нетрудоспособности – из предложенного программой списка выберите нужный пункт; освобождение от работы – здесь Вам необходимо указать период больничного.
После того, как Вы заполнили эти поля, программа автоматически рассчитает документ. В случае если этого не произошло, перейдите на вкладку Настройка и в пункте меню Расчет зарплаты поставьте галочку в следующей строке:
Программа подсчитала необходимые суммы, теперь Вы можете самостоятельно отредактировать и внести изменения в поля около которых есть значок «Зеленый маркер».
В табличной части документа перейдите на вкладку Оплата . По необходимости укажите дополнительные данные или измените их. Иногда мы сталкиваемся с ситуациями, когда необходимо откорректировать документ Больничный лист за прошлый период. Если месяц уже закрыт, то для осуществления данной операции в программе предусмотрены следующие функции:
- Гиперссылка «Исправить». С помощью нажатия на нее Вы можете создать новый документ, не потеряв предыдущие данные, но уже текущим периодом. При этом Вы можете просмотреть старый документ, но без возможности его отредактировать.
- Гиперссылка «Сторнировать». С помощью этой ссылки Вы можете создать документ Сторнирование начислений.
С помощью кнопки Печать на верхней панели инструментов можно распечатать стандартные формы документа Больничный лист .
На данный момент с помощью функционала сервиса 1С-Отчетность возможна отправка реестров сведений таких как:
· Реестр сведений в ФСС о пособиях по нетрудоспособности,
· Реестр сведений в ФСС о ежемесячных пособиях по уходу,
· Реестр сведений в ФСС о пособиях при рождении ребенка.
Отправка данных реестров сведений возможно только из конфигураций:
1. «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 (начиная с 3.0.41.48).
2. «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и 3.0.
3. «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», редакция 1.0.
4. «Управление производственным предприятием», редакция 1.3.
5. «Комплексная автоматизация», редакция 1.1.
6. «Уполномоченный представитель», редакция 1.0.
Для использования возможности программы по пилотному проекту в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0, необходимо перейти в настройки учетной политики. После в пункте «Пособия за счет ФСС» выбираем дату передачи в ФСС, в нашем случае передана в ФСС с 01.07.2016 и нажимаем «Записать и закрыть».
Рис.1. Дата передача в ФСС
После настройки пилотного проекта создаем больничный лист, если у вас подключен сервис «1С- Отчетность» можно воспользоваться кнопкой «Получить данные из ФСС» после чего больничный автоматически заполнится данными. Эти данные берутся из единой базы данных ФСС. Далее нажимаем «Провести и закрыть».
Рис. 2. Заполнение больничного листа
После создания больничного листа переходим на вкладку «Отчетность, справки» выбираем пункт «1С-Отчетность».
Рис.3. 1С – отчетность
Далее нажимаем «Создать», в открывшемся окне переходим на вкладку «Все», и в списке находим группу «Пилотный проект ФСС» раскрываем её и выбираем пункт «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий».
Рис.5. Заполнение реестра
Далее после заполнения реестра проводим его и нажимаем отправить, если все заполнено корректно то реестр отправится. Если же выйдет окно с кодами ошибок заполнения реестра, расшифровки ошибок можно посмотреть на сайте ФСС (https://portal.fss.ru/fss/analytics/gate/error-description), после нужно исправить ошибки и повторно отправить реестр.
Петропавловский Владислав. Специалист Линии консультаций
Программа 1С ЗУП начисление больничного листа можно сделать через «Больничный». Журналы документов «Больничный» доступны в функциональных областях «Кадры» и «Зарплата», по ссылке «Больничные листы».
Перед тем как производить начисление больничного в 1С, надо проверить корректность ввода, а при необходимости, установить у сотрудника страховой стаж для оплаты больничных. Установить его можно в непосредственно карточке сотрудника, кликнув на «Трудовую деятельность» (если этого не сделать, в «Больничном листе» будет сообщение «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно»).
Рис.1
Средний заработок, для исчисления размера пособия, считается исходя из зарплаты за два года до этого. Если отработавший менее двух лет до того как заболеть работник пошел на больничный, в ЗУП необходимо ввести информацию о его заработке на предыдущих местах.
Эту информацию вставляют в «Справку для расчета пособий (входящая)» в функциональной области «Зарплата» по кнопке «Создать».
Рис.2
Во входящей справке для расчета пособий указывают:
- Организация (если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям);
- Человек, для которого оформлена справка;
- Период работы, за который выдана справка;
- Наименование страхователя, который выдал справку;
- Объем заработка, разбитый по годам, и число дней болезни/ухода за детьми и др., разбитое по годам.
После заполнения справки нажимаем «Провести и закрыть».
После нажатия на «Создать» в журнале документов «Больничные листы» появляется форма нового документа, в поля которой необходимо ввести данные больничного листа:
- Организация (доступно, если в ИБ ведется расчет зарплаты по нескольким фирмам);
- Месяц, в котором производится начисление;
- № листка (можно ввести руками с клавиатуры, загрузить из Фонда соцстрахования или из файла);
- Если лист – продление предыдущего, то надо поставить соответствующую галочку и выбрать предыдущий листок;
- Выбрать причину нетрудоспособности;
- Указать время, на которое действует освобождения от работы;
- Когда за два предшествующих болезни и больничному года человек получал доходы, то нужно включить флажок «Учитывать заработок предыдущих работодателей»;
- Если период нетрудоспособности начинается после начала месяца, когда происходит начисление, то выплата – «в межрасчетном периоде», «с авансом» или период отсутствия на рабочем месте начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то становится доступен флажок «Начислить зарплату за…». Когда флажок включен, помимо пособия будет начислена зарплата за дни, отработанные до начала больничного;
- Если в настройках начислений включена возможность доплаты за дни болезни до полного среднего заработка, то появляется флажок «Доплачивать до»;
- Другие поля (выплата, дата выплаты).
Рис.3
После заполнения всех полей будут отражены результаты расчета в разделах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок». В последнем можно нажать на кнопку с карандашом и при открытии формы «Ввод данных для расчета» изменить расчет, например, добавить недостающие данные с предыдущего места работы.
Рис.4
На «Оплате» вводим:
- Поставить флажок «Период начисления пособия», в противном случае больничный не сможет быть оплачен;
- Значение даты начала трудоспособности устанавливается автоматом первой датой периода освобождения от работы этого листа или того, продолжением которого он является;
- Процент оплаты. Значение процента оплаты устанавливается автоматом в соответствии со значением стажа для оплаты больничных листов и может быть изменено;
- Ограничение пособия. Значение ограничения пособия устанавливается автоматом в соответствии с требованиями законодательства, но может быть изменено вручную;
- Другие поля заполняем по необходимости.
Рис.5
В «Начислено (подробно)» будут видны начисления, их результаты, сколько дней оплачено по каждому начислению, период и основание. После заполнения больничного и проверки корректности просчетов, нажимаем на «Записать и провести».
«Больничный лист» имеет следующие печатные формы:
- Расчет пособия к листку нетрудоспособности;
- Расчет среднего заработка;
- Подробный расчет начислений.
В форме для печати «Расчет пособия к листку нетрудоспособности» будет показана информация:
- Расчет среднего и минимального среднего заработка из МРОТ;
- Сумма причитающегося пособия как за счет средств ФСС, так и за счет средств работодателя.
В печатной форме расчета по среднему показана информация:
- Заработок по годам в разрезе страхователей;
- Сам расчет;
- Расчет минимального среднего заработка из МРОТ.
В печатной форме «Подробный расчет начислений» будет показана информация:
- Заработок по годам в разрезе страхователей;
- Расчет среднего заработка для оплаты пособия;
- Список видов начислений и результат их расчета.
Чтобы получить печатную форму, надо нажать на «Печать» и выбрать нужную из предложенного списка.
Представим, что работник находился в командировке и за ним сохранен средний заработок. Если, вернувшись из командировки, он предоставил листок нетрудоспособности, то при вводе в ЗУП листа период нахождения на больничном будет перерасчитан согласно настройкам видов начисления.
Рис.6
Допустим, что сотрудник болел в марте, а листок нетрудоспособности предоставил только в апреле. Тогда за период отсутствия в марте по сотруднику нужно ввести документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Когда листок нетрудоспособности будет, его нужно будет ввести в ЗУП и задать период освобождения от работы, когда сотрудник отсутствовал.
Далее в марте сотруднику было начислено пособие без учета заработка от предыдущих работодателей, потому что при приеме на работу он не предоставил справку, подтверждающую это. В апреле он сделал это и ему необходимо пересчитать пособие. Для этого нужно открыть «Больничный лист» введенный за март, нажать на ссылку «Исправить». Появится новый лист, в котором нужно будет включить флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей», нажать на кнопку редактирования среднего заработка, ввести данные с предыдущего места работы и провести документ. После проведения нового предыдущий документ будет недоступен для редактирования. В форме документа красным цветом будет выведен текст «Документ исправлен и его редактирование запрещено».
В ранних версия программы 1С начисление по больничному листу осуществлялось путём создания отдельного вида начисления. В версии 8.3 для этих целей используется отдельный инструмент «Больничный лист». Ниже мы подробно рассмотрим, как в 1С провести больничный лист с помощью нового документа. Все будут осуществляться в интерфейсе «Такси», т.к. именно эта версия интерфейса используется в новейших версиях программы.
Создание документа «Больничный лист»
- В панели меню выберите раздел «Зарплата и кадры»;
Если в окне программы слева нет панели меню, необходимо переключиться на версию интерфейса «Такси». Для этого переключитесь на вкладку «Администрирование» и выберите пункт меню «Интерфейс».
В открывшемся окне выберите вид интерфейса «Такси».
Программа перезапустится автоматически и предложит ввести имя пользователя и пароль. После перезапуска интерфейс программа изменится на новый.
- В подразделе «Зарплата» выберите пункт «Все начисления»;
- В открывшейся вкладке нажимаем кнопку «Создать» и в выпадающем меню выбираем пункт «Больничный лист». Программа откроет окно ввода данных больничного листа.
Заполнение документа «Больничный лист»
В открывшейся вкладке «Больничный лист (создание)» необходимо заполнить нужные поля и указать следующую информацию:
- Название организации, осуществляющей начисление по больничному листу;
- Месяц, в котором осуществляется начисление;
- Даты, на которые был оформлен листок нетрудоспособности;
- Причину, по которой был открыт больничный лист;
- Процент, согласно которому начисляется оплата больничного;
- Данные о среднем заработке сотрудника. Если таких данных нет либо они неверны, средний заработок можно скорректировать, вызвав соответствующий документ прямо из окна ввода данных по листку нетрудоспособности;
Обратите внимание на то, что поля, подчёркнутые красной пунктирной линией, обязательны к заполнению!
Если в листке нетрудоспособности указано о нарушениях больничного режима, укажите дату, с которой необходимо снизить процент оплаты. Расчёт суммы начисления по больничному листу программа посчитает автоматически.
Во вкладке «Начисления» можно посмотреть сумму начислений больничного с разбивкой по месяцам, если срок больничного охватывает дни разных месяцев.
Проведение больничного листа по начислению
После заполнения всех полей документа «Больничный лист» нажмите кнопку «Провести и закрыть».
Новый документ будет сохранён под порядковым номером. Просмотреть его можно во вкладке «Больничные листы» и в общем списке начислений «Все начисления».
При необходимости можно посмотреть проводки и другие движения документа, нажав соответствующую кнопку.
Список всех проводок будет открыт в новой вкладке программы.
В только что созданном больничном листе не учитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Расчёт НДФЛ осуществится после того, как в 1С провести больничный лист в итоговом начислении зарплаты за месяц. В таком случае НДФЛ будет начислен на всю сумму заработной платы.
