Как заполняется акт приема-передачи трудовых книжек. Акты по трудовой книжке
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ , п. 4 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.
А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.
Прием-передача трудовых книжек
Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника. И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.
После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной .
Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.
В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.
Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.
А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику? Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника. Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки. Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно.
Если же работник не забрал книжку лично, а написал , акт также не нужен. Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения.
Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке. В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (ст. 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его . И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше. А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.
Трудовые книжки являются важнейшим видом документации для работников. Именно по ним работодатели смогут узнавать об опыте соискателей, и именно по ним исчисляется стаж при расчете пенсии. Изначально ответственным за хранение этих документов является работодатель. Он же выбирает кадрового сотрудника, который должен будет взять на себя соответствующие функции. Если этот работник увольняется или переводится в другую организацию, то ему придется передать свои обязанности. Перед этой процедурой проводится проверка наличия всех книг и оценивается, насколько добросовестно работник делал свою работу.
Как составить акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?
При проверке и передаче обязанностей составляется специальный документ, с помощью которого выполняется учет всех трудовых книжек и вкладышей в них. В этих официальных бумагах содержится информация о документации каждого работника. Вносятся следующие сведения:
- ФИО владельца;
- Номер вкладыша и его серия;
- При наличии замечаний следует их отменить;
- Общее число документов (в том числе и невостребованные, являющиеся собственностью ранее уволенных сотрудников).
Форма этого вида документации является свободной. При заполнении требуется позаботиться о присутствии двух свидетелей.
Нужен ли акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?
Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.
При передаче обязанностей две стороны сверяют количество документов. Если лицо, принимающее права, ставит подпись под актом, то оно тем самым становится ответственным за бланки и вкладыши всех работников. Конкретный порядок установлен в специальном Постановлении Правительства. Большинство предприятий используют официально утвержденные инструкции и правила.
Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика — образец
- Порядковый номер;
- ФИО владельца;
- Серия с номером бланков или вкладышей;
- Примечания.
Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.
Акт приема — передачи личных дел и трудовых книжек при реорганизации компании – образец
Новый работодатель обязательно получает всю документацию от компании, которая прекратила функционировать. Проводится данная операция в соответствии с актом передачи всей документации. Составление бумаги должно сопровождаться внесением необходимых сведений в таблицу, которые касаются профессиональной деятельности работников и их рабочих удостоверений. Оформляется этот документ по результатам проверки документации. Включать в общее число следует даже невостребованные бланки.
Акт передачи трудовых книжек в другую организацию
Если данная операция осуществляется между двумя компаниями, в таком случае требуется указать наименования этих организаций, а также ФИО директоров и реквизиты уставов, на основании которых работают предприятия. Далее записывается факт передачи трудовой книжки. Вносится информация о должности и личные сведения работников, документация которых передается. Также следует сослаться на приказ работодателя о переводе в другую организацию.
Акт передачи трудовой книжки в Пенсионный Фонд
Предоставление документации в Пенсионный Фонд может потребоваться, когда человек пожелает уволиться и получать выйти на пенсию. Однако в общем случае это делается через сотрудника, который забирает рабочее удостоверение, а потом сам предоставляет его в Пенсионный Фонд РФ. Если все же возникли обстоятельства, при которых требуется передать этот документ в Пенсионный Фонд, тогда надлежит оформить соответствующий акт. В него следует внести все достоверные данные и реквизиты с рабочего удостоверения.
Приказ о передаче трудовых книжек по акту
Если увольняется кадровый сотрудник, тогда посредством издания приказа на другого работника возлагаются обязанности по учету и хранению рабочих удостоверений сотрудников. Определяющими документами в этой процедуре являются приказ и акт. В представленном распоряжении руководитель отмечает тот факт, что передает другому сотруднику полный список документации с его реквизитами.
При составлении приказа требуется руководствоваться стандартными правилами его оформления. Необходимо учитывать, что в обязательном порядке надлежит внести все сведения, которые касаются данной ситуации. В особенности это касается личных данных всех задействованных в процессе лиц. Следует обратить внимание, что подчиненный, который получает новые обязанности должен подтвердить свое ознакомление подписью.
При реализации любых действий, которые касаются рабочего процесса на предприятии, важным условием будет являться следование законодательным нормам. Оформление всех операций по закону поможет избежать дальнейших ошибок и проблемных ситуаций.
Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.
Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами. Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.
Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.
Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек
В том случае, если ответственный за ведение, и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам либо на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.
В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:
- В приказе приводятся основания для назначения нового лица , ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
- Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.
Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.
В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.
Акт приема-передачи трудовых книжек
Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:
- об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
- о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
- о передаваемых документах: подробная опись , вкладышей к ним, а также новых .
Оформление
Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.
Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются , а также печать организации (поверх сшивающей нити).
При составлении акта желательно избегать и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.
Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.
Составление акта приема-передачи при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.
В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?
Основные сведения
Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.
Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.
Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.
Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:
- номер по порядку;
- перечень сотрудников и их личные данные;
- серия и номер трудовой книги;
- дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
- примечания.
После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.
Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.
Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:
- Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
- Проверка правильности заполнения документов комиссией.
- Проверка комиссией отсутствующей документации.
- Составление акта приема и передачи трудовых книг.
При увольнении
При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.
Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.
Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.
Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.
Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.
Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.
В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.
Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.
Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.
Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.
Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.
При реорганизации в форме присоединения
Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.
Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.
Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.
Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.
В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.
В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.
Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.
При приеме на работу
Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют и трудовую книжку.
При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.
Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.
Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.
Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.
Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.
Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.
Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.
Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.
Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.
Согласно российским законам, трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности. Ведением этих документов занимается сотрудник, который назначается приказом руководителя. Просто взять и отдать трудовую нельзя. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого и будет рассмотрен.
Законодательные основы
Порядок оформления трудовых и их хранения определен законодательными нормами, в частности постановлением правительства РФ 225. Здесь утвержден бланк трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.
Кроме этого, в документе указаны правила по контролю за движением трудовых. Сотрудник обязан вести такие журналы, как:
- Книга учета трудовых и вкладышей к ним.
- Приходно-расходная книга бланков.
Последний журнал заводится для учета новых купленных бланков на основании кассового ордера. А книга учета отслеживает движение документации по приему и увольнению сотрудников.
Для чего необходимо
Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение. Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно. Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.
Именно по этой причине стороны должны внимательно сверить количество трудовых и вкладышей к ним с внесенными записями в журнале.
Оформление
Так как закон не регламентирует конкретной формы передачи трудовых от одного сотрудника другому, сам акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен далее) можно оформить в произвольной форме, но с подробным указанием всех данных.
При необходимости передавать кадровые документы в организации посредством приказа создается специальная комиссия, которая и будет перенимать дела и проверять все данные, указанные в журналах.
Комиссия состоит из следующих сотрудников:
- Начальник отдела кадров.
- Юрист.
- Заместитель директора.
- Сотрудник отдела кадров, передающий дела.
- Сотрудник отдела кадров, принимающий дела.
Составление
Акт приема-передачи трудовых хоть и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим подробнее содержание и форму документа. В акте обязательно нужно отобразить следующую информацию:
- реквизиты организации и название документа;
- дата формирования документа и место нахождения организации;
- порядковый номер записи;
- реквизиты каждого сотрудника, чья трудовая книжка хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого работника;
- серия и номер трудовой книжки, а также вкладыша при факте его существования;
- дата поступления сотрудника на работу либо оформления трудовой книжки;
- примечания, касающиеся сведений о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).
Далее приводится общность данных: сколько всего трудовых книжек, вкладышей к ним зафиксировано. После составляется еще таблица, где отражается информация по неиспользованным бланкам трудовых, а также вкладышей, которые приобретаются на случай утери или порчи документов.
В заключение прописывается факт передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих журналов: движения перечисленных документов и их учета.
Подписи
После того как акт о передаваемых документах заполнен, он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при инвентаризации документов. Так, члены комиссии подтверждают свое согласие о наличии всех трудовых на предприятии.
Кроме этого, акт приема-передачи трудовых книжек (образец представлен ранее) должны подписать сотрудники, которые передают и принимают документы. Их подписи стоят в графе «передал-принял», тем самым указывая на снятие и передачу соответствующих полномочий.
Те сотрудники, чьи документы инвентаризируются, подписи не ставят.
Форма акта, естественно, только письменная. Она поможет избежать возможных дальнейших вопросов и двояких ситуаций. Самое главное, данный акт избавит сотрудников от возможной ответственности за неправильное ведение кадровых документов.
