Как правильно написать запись трудовую книжку. Как правильно исправить запись в трудовой книжке? "Запись недействительна": образец исправления
Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).
Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.
В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.
Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):
Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:
1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .
В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).
Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек
В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.
В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.
Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:
– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);
Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек
– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);
Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек
– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).
2. Образец новой трудовой книжки
Рис.4 Титульный лист трудовой книжки
Рис.5 Форма трудовой книжки
Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки
Рис. № 7 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
3. Оформление трудовой книжки
Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.
Трудовая книжка ведется на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Оформление титульного листа
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):
1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;
3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):
– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;
– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;
– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;
– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)
– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;
– высшее образование;
– послевузовское образование.
4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.
Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.
Рис.8 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
После чего работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.
Порядок внесения изменений в записи на титульном листе
Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.
Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 7, 8).
Рис.9 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки
Рис.10 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки
Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.11).
Рис.11 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Все сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».
Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.
Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.
Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.12).
Рис.12 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку
Далее вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (рис.13).
Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.
В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).
Рис.13 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись (рис.14).
Рис.14 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда
Кроме того, работник может освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи (рис.15).
Рис.15 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии
В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.16), то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 17).
Рис.16 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей
Рис.17 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей
Довольно часто в штатное расписание вносятся дополнения или изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.18) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.
Рис.18 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности
Внесение записи о переименовании предприятия в трудовую книжку
В последнее десятилетие довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.19). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.
Рис.19 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия
Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России
Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О военной обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.
Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее) (рис.20).
Рис. 20 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России
Внесение записей о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Внесение записей о непрерывном трудовом стаже
Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях:
– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.
Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек внесение записи о восстановлении непрерывного стажа в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей последовательности. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.21);
Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа
– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).
Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.
В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер (рис.22).
Рис.22Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж
Внесение изменений в трудовую книжку
В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту работы на основании документа выданного работодателем, допустившего ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).
Согласно п.29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:
– записей, в отношении которых имеется судебное решение;
– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрения)» не допускается.
Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом (рис.23). После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи , а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:
1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.23);
Рис.23 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку
2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:
– при восстановлении на прежней работе (рис.24):
Рис.24Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе
– при изменении формулировки причины увольнения (рис.25):
Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку
В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
Заполнение раздела «Сведений о награждениях»
Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним относятся следующие виды награждения за трудовые заслуги:
а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;
в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.
«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.26).
Рис.26 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.
Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.
После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.
Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника
В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).
Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке
При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).
Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку
В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).
Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку
Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку
В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.
Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).
Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку
Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)
Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).
Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку
по просьбе работника » применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.
Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку
Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия » применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.
При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).
Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку
В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).
Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку
При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).
Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку
Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)
Как следует из положений ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества).
В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.
1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.
Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).
Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку
2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).
Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку
Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).
В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)
Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку
Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.
Особенности оформления трудовой книжки совместителя
Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.
Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.
Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы
Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.
В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.
Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).
Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.
При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).
Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку
Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).
Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку
Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.
Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц
В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.
Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).
4. Вкладыш в трудовую книжку
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).
Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.
5. Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);
– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;
– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;
– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).
Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).
Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).
Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.
6. Порядок выдачи копии трудовой книжки
В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.50).
Рис. № 50 Образец отметки о заверении копии
Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.
7. Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
8. Учет трудовых книжек
Рис.51 Образец приходно-расходной книги
По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая документация:
а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.51).
В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).
Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:
1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)
2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?
Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:
- Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
- Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
- В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.
Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?
После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.
Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.
Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?
Формулировка о приеме на новое рабочее место вносится человеком, который отвечает за ведение книжек.
Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.
Порядок внесения сведений
Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.
Внимание! Эту структуру менять нельзя.
Наименование организации
Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.
Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату . Это считается ошибкой.
Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.
Порядковый номер вносимой записи
Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.
Дата приема на работу
Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.
Запись о принятии в структурное подразделение
Следующая запись после даты – принятие в структурное подразделение с указанием должности.
Должность устанавливается исходя из штатного расписания.
Этот документ необходимо иметь в каждой компании.
Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.
Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».
Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».
Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.
Приказ о приеме на работу
В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.
Подпись и печать
Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?
Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).
В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые, образец записи:
На фото представлен образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу:
Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.
Способы исправления неправильной записи
Как исправить неправильную запись в трудовой книжке о приёме на работу?
При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты :
- Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
- Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.
Признание записи недействительной
Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.
Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.
О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.
Зачеркивание
Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо . Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.
Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.
Внесение дополнений
Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной . Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.
Порядок внесения исправлений в трудовую книжку
Верный алгоритм исправлений:
- В строке с номером вносится порядковый номер.
- Далее указывается дата исправления.
- Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
- В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
- В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.
В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:
Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.
Полезное видео
О том как правильно оформить запись о приеме в трудовой книжке, вам поможет представленное видео:
На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Делаем в трудовой книжке правильные записи
Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.
Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя
М.А. Соколова, г. Тверь
В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?
: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателе м (далее - Правила) . Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодател яп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .
Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыш апп. 38, 39 Правил .
Есть ошибка - сделайте исправительную запись
Ю.М. Безлюдная, г. Тверь
В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?
: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную запис ьп. 1.2 Инструкции . Выглядеть это будет следующим образом.
(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.
(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.
Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку
А.Е. Смирнова, г. Казань
Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?
: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуаци ипп. 31 , 33, 34 Правил :
- трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
- трудовая книжка утеряна работодателем;
- трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
- в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ , в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.
Из авторитетных источников
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ . В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.
Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работ у” .
То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьт еп. 42 Правил .
«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя
И.Н. Долгих, г. Рязань
Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?
: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателя мп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции . После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.
Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужн оп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции .
Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).
Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.
Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитс яп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.
Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.
(1) Восстановительные записи не нумеруете.
(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.
(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнени ип. 7.2 Инструкции .
(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.
(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организаци юп. 7.2 Инструкции
Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку
А.И. Синицына, г. Брянск
Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?
: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договор уст. 66 ТК РФ . В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.
Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документ ап. 27 Правил .
Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.
Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.
Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжк и” .
Роструд
Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.
В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки
Е.В. Крюкова, г. Волгоград
Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?
: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодател ьст. 66 ТК РФ . Филиал же работодателем не являетс яст. 20 ТК РФ . Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суд ап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.
Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил .
Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.
Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организаци и” .
Роструд
Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу
И.Н. Белоусова, г. Пермь
Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?
: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книже кп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работ уподп. «а» п. 21 Правил . То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.
Из авторитетных источников
“ Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.
Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работ у” .
Роструд
Советские трудовые книжки, выданные в странах СНГ, действуют в России
Ю.И. Песоцкая, г. Воронеж
Мы приняли на работу сотрудника - гражданина РФ, который был ранее гражданином Республики Беларусь. Он представил нам трудовую книжку, выданную в этой стране, с записями о работе на русском языке. В России он устраивается на работу впервые. Можем ли мы продолжить записи в предъявленной им трудовой книжке или должны завести ему российскую трудовую книжку и перенести в нее сведения из трудовой книжки, выданной в иностранном государстве?
: Все зависит от того, является ли представленный вам документ трудовой книжкой по российскому законодательству.
Это может быть как трудовая книжка работника советского образца (к примеру, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310), так и трудовая книжка нового образца, утвержденного в этой стране СНГ после распада СССР. Если это советская трудовая книжка, смело вносите в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФ. Если же это трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то она является иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. Тогда работнику нужно завести российскую трудовую книжку. Это нам подтвердили в Роструде.
Из авторитетных источников
“ В Российской Федерации при устройстве на работу оформляются и ведутся трудовые книжки российского образца либо продолжают вестись книжки союзного образц ап. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 .
Ведение трудовых книжек иностранного образца, в том числе образца, утвержденного Республикой Беларусь, не допускается. На работника, принятого на работу в России, должна быть оформлена трудовая книжка российского образц а” .
Роструд
В российской трудовой книжке работника не нужно указывать сведения о трудовом стаже на территории иностранного государства. То есть записи из иностранной трудовой книжки в российскую трудовую книжку переносить не нужн оПисьмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 .
Сведения об образовании можно внести в любой момент
З.И. Бунчук, г. Ставрополь
В этом году мы приняли на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке не указано его образование. Диплом о высшем образовании был выдан ему в 2010 г., когда он еще работал в другой организации. Можем ли мы внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки сейчас?
: Да, можете. В принципе, запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении работника на работу впервые при наличии документа об образовани иподп. «б» п. 9 Правил ; п. 2.1 Инструкции .
Но поскольку работник представил диплом при поступлении на работу в вашу организацию, вам нужно заполнить графу «Образование» на титульном листе его трудовой книжки, указав там «высшее профессиональное образование». Также на основании диплома вам нужно указать полученную работником профессию, специальность. Если графа «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки была заполнена предыдущим работодателем, а работник получил новую профессию, специальность, то эту графу нужно дополнить без зачеркивания ранее внесенной запис ипп. 2.1 , 2.4 Инструкции . Не забудьте приобщить копию диплома к личному делу работника.
Трудовая книжка - документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Ее оформление, последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такового обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос оформления важен, так как это влияет на получение пенсии сотрудником при достижении определенного возраста.
При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть вопрос, как оформить трудовую впервые.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу и перевод на другую должность
Этот документ содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:
- полная дата рождения;
- специализация;
- образование;
- дата оформления книги;
- сопутствующие подписи и пояснения;
- заверение печатью компании.
Далее впервые заполняется параграф, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.
Правила оформления трудовых книжек
Как правильно оформить трудовую, должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Графы заполняются с предельной внимательностью и аккуратностью.
Обязательно отметить страницу данных о работе штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.
Обозначается дата и порядковый номер записи о трудоустройстве. Сама отметка содержит полную формулировку. Правомерность сведений подтверждает подпись сотрудника и уполномоченного лица.
В книжку также вносят отметки о наградах и регалиях, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Отмечают, кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты не указываются.
Оформление трудовой книжки образец
При полном заполнении сведений о трудоустройстве вклеивают специальный вкладыш. Запрещено делать записи о работе на других листах.
Как вносятся изменения в трудовую книжку
Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производится на последнем месте работы.
Оформление титульного листа - очень важный момент. Если он подлежит корректировке, неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой, например, фамилию. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки указывают документацию, послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.
Правильное оформление трудовой книжки напрямую связано с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.
Если на предыдущем месте работы при внесении информации в трудовую была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных производят только после того, как предыдущая запись признана недействительной.
Правила оформления вкладышей
Иногда возникает вопрос, что делать, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае берут и вклеивают в определенный раздел или в конец. После подобных манипуляций в книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно, недействителен.
Если произошла утеря трудовой, недостаточно просто выдать новую. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например, о награждении.
Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке
Где оформить трудовую книжку, работая в двух местах? Запись, указывающую на занятость по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде соглашения.
Данные, информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменениях, вносят в третью графу параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением трудовых отношений.
В день увольнения работнику выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал ее, отправляют уведомление о том, что нужно получить документы или дать согласие на их почтовую пересылку.
Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.
Во избежание недоразумений следует очень внимательно относиться к манипуляциям с трудовыми книжками граждан.
