Объяснительная о потере документов образец. Объяснительная по месту учебы
Объяснительная записка исполняет роль служебного документа и подчиняется правилам деловой переписки. Это означает, что она должна быть написана официальным языком, в строгом и деловом стиле. Закон не предъявляет строгих требований к форме объяснительной записке, но на практике, она пишется от руки, либо печатается на ПК. Крупные компании имеют специальные бланки объяснительных записок, которые заполняются работником в случае совершения им действий, нарушающих дисциплину труда на предприятии.
Как правильно писать объяснительную?
Если работник прогулял работу, либо не соблюдает требования по охране труда, находится в состоянии алкогольного опьянения на работе, аморально себя ведет, закон предписывает в статье 129 ТК РФ работодателю взять с сотрудника объяснение. Оно выражается в форме письменного документа - объяснительной записки. Закон не налагает на работника обязанности по написанию объяснительной записки, дает на исполнение этого документа 2 дня. Логично, что сотрудник, желающий оправдать свое поведение перед работодателем, напишет разъяснение случившемуся.
Грамотно писать записку - это задача сотрудника, так как последовательное изложение случившихся с ним событий поможет принять верное решение начальнику. По результату рассмотрения объяснений подчиненного начальник выносит решение о виновности или невиновности работника. В случае если он признает, что работник виновен, в отношении последнего применяются меры дисциплинарного взыскания: выговор, замечание, увольнение. Вот почему очень важно правильно писать объяснительную на работе. Конечно, этот процесс для каждого из сотрудников нельзя назвать приятным. Перед написанием объяснительной записки нужно сосредоточиться и успокоиться. Если требуют объяснительную на работе, то она пишется на листе формата А4.
При написании записки необходимо указать, кому она предназначена. Для этого, сверху, в правой стороне указывается наименование компании, Ф.И.О и должность начальника. Кроме того, записка в обязательном порядке должна быть подписана работником, с указанием даты ее составления. Если сотрудник предприятия решил писать объяснительную работодателю через неделю, то не стоит этого делать: никакого правового последствия этот документ уже не вызовет. Закон дает два дня на обдумывание и написание записки: дата, проставленная в тексте, уведомит работодателя о том, что работник не нарушил срок объяснения. Следовательно, он заинтересован в том, чтобы продолжать работать на предприятии или в организации.
Что можно написать в объяснительной?
В тексте документа нужно изложить причины, которые привели к тому, что сотрудник не появился на работе. Эти причины составляют содержательную часть записки. Если сотрудник не появился на работе из-за внезапного ухудшения здоровья, то нужно предъявить доказательства вызова скорой помощи или неотложки. Доказательства прилагаются к записке. В ситуацию, когда приход на работу для сотрудника невозможен по определенным причинам, может попасть и добросовестный сотрудник, за которым раньше не наблюдалось подобных действий. Доказательства, содержание объяснительной записки - все это рассматривается работодателем.
Практика показывает, что не все работодатели принимают взвешенные решения. Чтобы обезопасить себя, работнику лучше написать объяснительную записку в двух экземплярах. Один отдать секретарю руководителя, а второй - оставить себе. Но на обоих экземплярах должна стоять отметка о том, что канцелярией документ был принят. Если работодатель по факту рассмотрения записки примет решение, которое, по мнению, сотрудника ущемит его трудовые права, последний сможет обратиться за их защитой.
Этими вопросами занимаются государственные органы в пределах своей компетенции. К ним относятся:
- комиссия по трудовым спорам (сокр. КТС);
- трудовая инспекция;
- прокуратура;
КТС создается непосредственно на предприятии, где трудится работник. Но это происходит не во всех случаях, так как закон не предъявляет требования к обязательному созданию этого органа. КТС состоит из работников и представителей начальника (50 на 50%). Предписание, выданное КТС, обладает силой исполнительного документа.
Спорное дело рассматривается в присутствии работника. Но до КТС спорную ситуацию можно и не доводить. Если работник грамотно составил объяснительную записку, убедил работодателя, что ситуация, в которую он попал, вызвана причинами уважительного характера, руководство может и не наказать подчиненного. Таким образом, целью написания объяснительной записки является убеждение работодателя в невиновности сотрудника. Конечно, такое случается не всегда. Если работник действительно виновен, то в отношении него применяется наказание. Например, трудно объяснить появление на работе в состоянии алкогольного опьянения. Но потребовать объяснение этому явлению работодатель обязан. Это говорит о том, что руководство проработало вопрос с сотрудником, наказало его по законному основанию. А объяснительная записка является основанием к увольнению либо применению более мягкого наказания.
Варианты объяснительных
Пример объяснительной записки (опоздание на работу):
«Я, Иванов Иван Иванович, опоздал 20 марта 2018 года на работу на один час в связи с тем, что поезда Таганско-Краснопресненской линии метро остановились из-за задымления, возникшего на станции метро Выхино. Был организован дополнительный транспорт в виде автобусов, но пробки на дорогах Москвы (которые отсутствуют в метро) не позволили мне прибыль на работу вовремя. Считаю, что задымление на станции Выхино явилось форс-мажором, а также причиной моего опоздания».
Пример объяснительной записки (по болезни)
«Я Сенькова Тамара Геннадьевна, не смогла выйти на работу 6 июля 2018 года из-за повышения артериального давления, спровоцированного духотой в метро и сильной давкой. В метро, на станции Арбатская мне вызвали 003. Врачи, приехав на вызов, оказали мне комплекс необходимых процедур, в том числе и сделали инъекцию, направленную на снижение давления. После того, как мне стало чуть лучше, я поднялась в город и поймала такси до дома».
Пример объяснительной записки (нарушение требований трудовой дисциплины)
«Я Генов Геннадий Геннадьевич, не пришел вовремя с обеденного перерыва, поскольку у меня внезапно разболелся желудок. Я был вынужден обратиться в медицинский пункт к медсестре, где она мне выдала закрепляющие кишечник лекарственные препараты».
Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.
○ Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(ст. 19 Трудового кодекса РФ).
○ Правила составления объяснительной.
Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.
✔ Структура текста.
Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:
- Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
- Причинная, объясняющая проступок.
Также нужно указать следующие факты:
- Название организации, где трудится лицо.
- Место составления документа.
- Сведения о составителе (ФИО и должность).
- Наименование документа («Объяснительная записка»).
- Указание объяснений причин проступка.
- Дата написания.
- Зарегистрированный номер.
- Подпись.
✔ Как сформулировать причины?
Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.
Главное в данном документе – правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:
- Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
- Обоснованность – укажите причины проступка.
- Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.
Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.
○ Где может пригодиться?
Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.
✔ Объяснительная в школу.
Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.
Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.
Пример подобного документа приведен здесь:
✔ Объяснительная в институт.
Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.
✔ Объяснительная на работу.
Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.
Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.
✔ Объяснительная в полицию.
Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:
- Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
- Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
- Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.
В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
ФАЙЛЫ
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
- Пример объяснительной записки
- Образец объяснительной записки кассира
Как правильно написать объяснительную записку?
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- – наименование организации;
- – указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- – наименование документа – «Объяснительная записка»;
- – дата составления и № регистрации записки;
- – заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- – текст пояснения;
- – составитель, его подпись.
Пример объяснительной записки
Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Образец объяснительной записки в школу
Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
Объяснительная записка о невыполнении плана
Образец объяснительной записки в налоговую
Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.
Объяснительная записка
Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.
Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.
Объяснительная записка об опоздании
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
Образец объяснительной записки о прогуле
Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.
Объяснительная записка
Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.
Сейчас мы поговорим о разнообразных реальных ситуациях, которые могут возникнуть в организации, если возникнет просьба . По указанной ссылке вы сможете прочесть о том, каковы правила составления объяснительных записок, там также приведена ее форма. В данной же статье мы предложим вам несколько примеров объяснительных записок. Однако имейте в виду, что в организации может возникнуть и такая ситуация, когда потребуется дополнительная юридическая консультация.
Ситуация 1
Если в том или ином случае вам требуется составить объяснительную записку, то при ее написании излагайте все обстоятельства. Вам необходимо продемонстрировать, что организация делает все, что в ее силах. Если дело обстоит так, что дела пошли плохо не по вашей вине, например, еще до вашего поступления на работу в данную фирму, то следует показать, что на исправление ситуации потребуется определенное время.
«Я работаю в отделе маркетинга и договоров одной сотовой компании на протяжении четырех месяцев. По работе мне приходится ездить по объектам, на которых установлены антенны и мачты нашей компании, а также приходится заниматься договорами. У нашей фирмы есть и такие объекты, договора по которым отсутствуют уже более трех лет, то есть задолго до того, как я пришла на эту работу.
И ситуация сложилась таким образом, что мне необходимо написать объяснительную записку, почему договор до сих пор не оформлен, и почему имеется такой штраф от Минфина. Посоветуйте, как поступить? Ведь я только-только сумела добраться до этих объектов, так как до этого пришлось заниматься другими объектами, сроки у которых также давно прошли.»
«Я, (ФИО), работаю в компании с 27.04.2014. Согласно должностной инструкции от 27.24.2014 я занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною было оформлено 65 договоров на объекты, которые были вновь введены в эксплуатацию. Однако в организации имеются объекты, договоры на которые не были заключены более 3-х лет. Часть таких договоров на сегодняшний день уже оформлена мной, но в связи с большим количеством объектов и их удаленностью я не успела подготовить к подписанию все договоры, в том числе …»
Ситуация 2
Когда против вас выдвигают беспочвенные обвинения, вам обязательно следует защищаться: «Я не виновен в поломке устройства. Считаю необходимым отметить, что данное устройство часто используется в работе… Так как виновные в поломке не были установлены, прошу не удерживать из зарплаты стоимость…»
Не исключено, что у вас есть свидетели, в таком случае следует использовать такие обороты как: «Мои слова может/могут подтвердить ФИО», также могут быть использованы показания камер видеонаблюдения и т.п. При наличии смягчающих обстоятельств можно использовать такие фразы: «В связи с происшествием я находился в шоковом состоянии», «Были сломаны в результате аварии водопровода» и т.д.
Возможно для вас будет выгоднее при описании происшедшего случая, умолчать о тех или иных деталей, особенно, если детали не имеют большого значения и не оказывают влияния на объективность оценки ситуации.
«09.06.2014 мне пришлось отправиться по работе в однодневную командировку в Ростов-на-Дону, а уже на следующий день необходимо было выйти на работу. В 15:00 я освободился и отправился на автовокзал, однако по дороге у меня начались желудочные колики, и у меня резко ухудшилось самочувствие. Пришлось обращаться за медицинской помощью. Когда мое состояние улучшилось, было уже 20:00, я снова поехал на автовокзал, но оказалось, что предпоследний автобус ушел в 19:45. Я стал дожидаться автобуса, который должен был отправиться в 21.45, но его отменили. Добраться обратно было больше не на чем. Тогда я позвонил начальнику своей группы, объяснил ситуацию и договорился, чтобы на следующий рабочий день меня подменили.
Сейчас директор нашей компании требует объяснительную, но я не знаю, как ее правильно составить и не представляю, к кому можно обратиться за помощью в этом вопросе. Не хочу упоминать о своих проблемах со здоровьем, так как это может послужить причиной для моего увольнения. Пожалуйста, подскажите, как мне поступить...»
Так как объяснительная записка предполагает изложение всех обстоятельств происшествия в свободной форме, то так и поступайте. Вам не обязательно рассказывать о своем состоянии здоровья, в данном случае достаточно будет сослаться на отмену автобуса, на который уже был куплен билет.
Ситуация 3
Что делать, если во время рабочего процесса ваши эмоции зашкаливают, и вы понимаете, что немного перегнули палку и перешли на личности? Не стоит отрицать очевидное. Однако, вы всегда можете немного смягчить факты и представить ситуацию таким образом, чтобы вызвать к себе симпатию.
«Помогите, пожалуйста, правильно составить объяснительную и вместе с ней встречную докладную записку. Дело обстоит так. В нашей фирме задерживают выплату зарплаты, и в этой ситуации заместитель руководителя старается спровоцировать работников на нарушение дисциплины, бунт и невыход на рабочие места. Ведя с сотрудниками провокационные разговоры, она получает их мнения о ситуации, а затем передает их руководителю организации. В ответ на такое поведение я сказала, что она иуда и предательница. В результате зам написала докладную, в которой обвинила меня в нарушении субординации и трудовой дисциплины, а также в оскорблении.»
«Заместитель директора Иртеньева Г.П. систематически подстрекает сотрудников компании к невыходу на рабочие места из-за задержки заработной платы, а также занимается доносами на коллег. В результате таких действий 16.10.2014 у нас с ней возник конфликт, в ходе которого я откровенно высказала ей свое мнение на ее счет, назвав ее предательницей. Иных оскорбительных выражений в адрес Иртеньвой Г.П. я не допускала, нарушений трудовой дисциплины также не было. Считаю, что у меня есть право на высказывание собственного мнения.»
Еще одним вариантом самозащиты в подобных ситуациях может стать контратака. Однако следует понимать, что использование откровенной лжи здесь недопустимо. Например: «В докладной записке (далее следует должность и ФИО заявителя) ситуация представлена в искаженном виде…», «Кроме того, ФИО повысила тон до крика в разговоре со мной и в оскорбительной форме назвала меня некомпетентной (сказала, что в этой фирме любой человек умнее меня). В такой ситуации я не смогла сдержаться, также повысила тон и высказала свое мнение о ней».
Можем привести еще один пример подобной объяснительной записки: «Однако техник прибыл на место только через 1 час 10 минут после вызова, из-за чего я не сдержался и на повышенных тонах высказал свое мнение, о его халатном отношении к работе».
Ситуация 4
Не стоит отрицать, если вы допустили просчет. Вам следует попытаться обрисовать те трудности, с которыми вам пришлось столкнуться. Не нужно понапрасну принижать себя, ведь у каждого есть право ошибаться. Тем более, нет никакой уверенности, что другой человек справился бы лучше вас. Кроме того, другого сотрудника надо еще найти: пройти собеседования, подобрать человека, подходящего по квалификации, опыту и уровню заработной платы. А значит, ваша ошибка не означает, что вы будете сразу же уволены или подвергнуты строгим дисциплинарным взысканиям.
«Работаю в кредитном отделе банка. В связи с большой загруженностью и образовавшимся беспорядком на рабочем столе, не смогла вовремя отправить заявку. Это привело к тому, что клиенты на меня написали жалобу. Руководство требует объяснительную. Что мне лучше написать в ней? Как правильно объяснить, что я просто не смогла справиться со своими обязанностями, так как имею еще очень небольшой опыт и была в тот день сильно загружена работой?»
«Я, (ФИО), работаю в кредитном отделе банка с 22.07.2014. До этого момента не имела опыта работы с кредитной документацией. Мои должностные обязанности включают: (здесь идет перечисление). Документооборот составляет в среднем 200 документов день.
Так как я имею небольшой опыт работы и была очень загружена 05.08.2014, я не справилась со своими должностными обязанностями. В связи с этими причинами заявка на кредит №… от 05.08.2014 была отправлена с нарушениями установленных сроков...»
«Прошу помочь правильно сформулировать объяснительную записку. Я занимаю должность старшего специалиста в Фонде ОМС. Одна медицинская организация допустила ошибку в своем годовом отчете, а я ее не заметила. Теперь руководство требует от меня объяснительную...»
Ситуация 6
Как поступить, если вы допустили нарушение, и вас на этом поймали? Конечно, нужно признать свою вину и дать обещание не допускать в будущем подобного поведения. Такая тактика хорошо сработает, если это был единичный случай, а не постоянное злоупотребление.
«В нашей фирме разрешается выходить в Интернет только по рабочим вопросам. Периодически, когда я мало загружен по работе, посещал несколько сайтов и форумов на тематики ремонта и автомобилей. От руководства пришел список ресурсов, на которые я заходил, и попросили предъявить объяснительную записку, почему я несанкционированно использовал корпоративный Интернет в личных целях. Как написать ее правильно?»
Если вас поймали с поличным и предъявили список нарушений, вам остается лишь покаяться. Сделать это можно в такой форме: «Признаю, что периодически пользовался корпоративным Интернетом по личной необходимости. Обязуюсь впредь не делать этого, а также прошу не подвергать меня каким-либо дисциплинарным взысканиям».
Ситуация 7
Если ваш непосредственный начальник поддерживает вас и находится на вашей стороне, вам необходимо написать что-то нейтральное и удовлетворяющее другие службы/отделы.
«Я работаю инженером-технологом на производственном предприятии, на проходной у меня изъяли личный пропуск, так как у него истек срок действия. Мой руководитель требует, чтобы я составил «грамотную» объяснительную записку для службы безопасности. Посоветуйте, что написать...»
«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в должный срок по причине …».
Причины могут быть указаны различные: командировка, больничный отпуск, а также аналогичные причины у лица, который занимается продлением пропусков. Может быть и так, что вы обращались за продлением пропуска, однако ответственный сотрудник был в тот момент сильно загружен (в связи с установкой новой аппаратуры, подготовкой отчетов и т.п.), и вас попросили подойти в другой раз.
Ситуация 8
Если вы планируете проявить инициативу и предполагаете получение управленческого решения от своего руководства, для того чтобы внести какие-либо изменения в производственный процесс или улучшить нестабильную ситуацию, то необходимо будет .
«Пожалуйста, помогите написать докладную записку, я даже не знаю, на чей адрес ее составлять. Дело обстоит так. Меня назначили на объект ответственным за разгрузку железнодорожных вагонов. Столкнулся там с нарушениями ТБ по инструкции, регламентирующей разгрузку вагонов. Происходит сверхнормативное складирование материала, сама площадка не посыпается противогололедными веществами, рабочие мерзнут, так как они не утеплены, как требует инструкция. Работа производится даже во время тумана, хотя инструкция запрещает это. Однако начальник охраны труда утверждает, что не имеет права останавливать производство...»
Вам следует обратиться в своей докладной записке непосредственно к руководителю вашей компании. Сделать это можно следующим образом: «Довожу до вашего сведения, что на объекте X железнодорожные вагоны разгружаются с нарушением инструкции по технике безопасности… и пр.». Затем вы можете описать сложившуюся ситуацию аналогично тому, как изложили в своем запросе.
Естественно, жизненные обстоятельства и рабочие ситуации весьма многообразны, а потому предусмотреть каждый случай невозможно, как и невозможно найти готовый образец документа на любой запрос. Однако, мы надеемся, что благодаря приведенным примерам объяснительной записки, вы получите практическую пользу для себя и в будущем сможете справиться с самыми разнообразными ситуациями.
