Переход на эдо что необходимо. Электронный документооборот
Сообщите работнику об излишнем удержании налога
Поставьте работника в известность, что удержали у него лишний налог. Срок — 10 рабочих дней с момента обнаружения переплаты. В сообщении укажите сумму излишне удержанного НДФЛ, а также конкретную дату, когда выявили переплату.
В каком виде — письменном или электронном — вы отправите сообщение, решите сами. Но чиновники рекомендуют прежде выяснить у самого сотрудника, какой формат сообщения ему удобнее (письмо Минфина России от 16.05.11 № 03-04-06/6-112). В Налоговом кодексе нет штрафа за несообщение о не удержанном НДФЛ.
Исправьте ошибку
Составьте бухгалтерскую справку. Зафиксируйте в ней факт выявления ошибки. Отразите пересчет НДФЛ, покажите сумму излишне удержанного НДФЛ. Опишите причины ошибки и порядок исправления.
Исправьте ошибку одним из двух способов, а именно, путем:
— зачета;
— возврата.
Способ 1. Зачет излишне удержанной у работника суммы налога.
Зачет налога допустим, если:
— налоговый период (календарный год) еще длится;
— сотрудник продолжает получать доходы от вашей компании;
— суммы доходов, которые будут начислены до конца года достаточно, чтобы применить дополнительную сумму вычетов.
Если эти условия выполняются, зачтите излишне удержанную сумму налога в счет будущих (до конца 2016 года) удержаний.
Покажем зачет НДФЛ на примере.
Пример . Зарплата работника — 20 000 руб. в месяц. Даты выплаты 20-го и 5-го числа. У работника трое детей в возрасте до 18 лет. Бухгалтер ежемесячно предоставлял вычеты в размере 4200 руб. (1400 руб. × 3 чел.).
В сентябре он обнаружил, что неправильно предоставлял вычет на третьего ребенка вместо 3000 руб. — 1400 руб. За 8 месяцев переплата налога составила 1664 руб. [(3000 руб. -1400 руб.) × 8 мес. × 13%]. Как провести зачет?
Решение . Бухгалтер зачел излишне удержанный НДФЛ при исчислении налога из доходов работника за сентябрь.
С зарплаты за сентябрь налог он исчислил в размере 1846 руб. ((20 000 руб. - 5800 руб.) × 13%).
На сумму переплаты он уменьшил НДФЛ, подлежащий удержанию из дохода и перечислению в бюджет за сентябрь . В бюджет уплатил разницу 182 руб. (1846 руб. - 1664 руб.).
Применение дополнительной суммы вычетов 12 800 руб. [(3000 руб. - 1400 руб.) × 8 мес.] и зачет излишне удержанного налога бухгалтер показал в налоговой карточке по НДФЛ
Способ 2. Возврат излишне удержанного НДФЛ.
Если зачет излишне удержанной суммы налога не возможен или работник хочет вернуть переплату деньгами, оформите возврат НДФЛ.
Заявление работника . Основанием для возврата является письменное заявление сотрудника. Его составляют в произвольной форме. Главное, чтобы в заявлении на возврат были банковские реквизиты, на которые нужно перечислить налог. Ведь его можно вернуть только в безналичной форме путем перевода денег на счет в банке. Например, это может быть счет зарплатной карточки.
Соблюдайте срок 3 месяца. Перечислить излишне удержанный налог вы должны в течение трех месяцев со дня получения заявления работника. Иначе с невозвращенной суммы заплатите сотруднику проценты исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки (п. 1 ст. 231 НК РФ). Вернуть налог вы можете несколькими способами.
За счет налога, удержанного с коллег. Проще всего выплатить переплату из сумм налога, удержанных из доходов других работников, но еще не уплаченных в бюджет. Это разрешает статья 231 НК РФ.
Через инспекцию. Если сумма излишне удержанного налога большая и суммы налога, удержанного из доходов других работников не хватает, направьте в свою ИФНС заявление на возврат НДФЛ от имени компании. Это заявление подайте в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Приложите к заявлению компании:
— копию заявления работника о возврате излишне удержанного НДФЛ;
— выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
— документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ (письмо Минфина России от 09.08.2012 № 03-04-06/6-229). Это может выписка по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).
Когда на расчетный счет компании поступят деньги от ИФНС, переведите их на счет сотрудника.
Уточненку по 6-НДФЛ не подавайте
В отчетах за первый квартал и полугодие вы отразили реальную картину. Подавать уточненные формы 6-НДФЛ за эти периоды не нужно.
6-НДФЛ за 9 месяцев, если зачли переплату налога
В строку 030 включите дополнительную сумму вычета.
В строке 040 покажите налог, исчисленный с учетом правильной суммы вычета
По строке 70 отразите фактически удержанный налог. Зачет переплаты в отчете за 9 месяцев вы показать не сможете. Ведь налог из дохода за сентябрь вы удержите только при выплате зарплаты в октябре. Исправление попадет в форму 6-НДФЛ за год.
В разделе 2 за 9 месяцев вы отразите фактические сведения об удержании налога из зарплаты за июнь, июль и август. Покажите фактические суммы удержанного налога, то есть без учета исправления.
Зарплату за сентябрь и пересчет НДФЛ в сентябре вы покажете в форме 6-НДФЛ за 2016 год.
Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.
Суть
Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.
Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.
Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.
Цель внедрения ЭДО
Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:
- сокращение рутинной работы;
- снижение потери документов;
- «прозрачная» работа с документами;
- повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.
Среди количественных целей можно выделить такие:
- Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
- Сокращение расходов на канцелярию в два раза.
Электронный документооборот между организациями: как это работает
В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.
Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:
- Приглашать контрагентов к обмену данными.
- Формировать адресную книгу.
- Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
- Подписывать и шифровать документацию.
- Структурировать корреспонденцию.
- Отслеживать статусы писем.
Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.
Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.
Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.
Оборудование
Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".
Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.
Проект ЭДО
Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:
- Создание рабочей группы.
- Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
- Исследование существующих процессов.
- Разработать задания.
- Выроб системы ЭДО.
- Подписание договора на внедрение СЭД.
- Утверждение регламента работы.
- Наполнение справочников системы.
- Обучение персонала.
- Проведение предварительных испытаний.
- Издание приказа о внедрении СЭД.
- Доработка ПО и регламента работы.
- Запуск пилотного проекта.
- Полномасштабный переход к ЭДО.
Ошибки внедрения ЭДО
В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.
В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.
Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.
Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы
Преимущества:
- Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
- Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
- Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
- Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
- Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.
Недостатки:
- Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
- Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
- Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
- Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
- ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.
Правовое регулирование
Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.
«СБИС»
Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:
- Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
- Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
- Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
- Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.
СКБ «Контур»
Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.
Что нужно?
Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:
- лицензионное ПО;
- сервер;
- провести обновление оборудования;
- обучить персонал;
- настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.
Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.
Вывод
На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.
В конце ноября создатели системы для обмена электронными юридически значимыми документами « » провели на портале «Бухгалтерия Онлайн» конкурс, посвященный электронному документообороту. На все 15 вопросов конкурса правильно не смог ответить ни один из четырехсот его участников. Организаторы конкурса проанализировали все полученные ответы, и теперь предлагают разобраться с вопросами, вызвавшими у бухгалтеров наибольшие затруднения.
Вводная информация
После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО). Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО. Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.
Формирование и выставление электронного счета-фактуры
Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.
Хранение электронных документов
Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать. Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.
Порядок обмена электронными счетами-фактурами
Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки. На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.
Форматы для электронных документов
Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. « »). А приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. « »). Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.
Журнал учета счетов-фактур и книга покупок
Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.
В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.
Работа в системе для отправки электронных документов
Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории. Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне . Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.
Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса « ».
