Эффективное планирование - ключ к развитию компании. Как все успеть или эффективное планирование времени

Здравствуйте, дорогие друзья!

В сегодняшней статье мы поговорим о самом ценном, что есть в нашей жизни. О том, что используется незаметно, отдается даром или проводится с пользой. Нам часто его не хватает и даже двадцать четыре часа в сутки, кажутся нам минимумом, который не в состоянии удовлетворять все наши . Так что, узнали? Да-да, речь пойдет о времени. Как вместить в свой день все необходимое?

Что нужно для того, что бы маневренно использовать минуты для достижения максимального эффекта ? В сегодняшнем материале вы сможете найти полезные инструкции и способы контроля стрелок циферблата. Эффективное использование времени — это тот инструмент, без которого не обойтись современному человеку в не менее современном мире.

Что такое время?

Время - это иллюзорное и совсем немаленькое напоминание о том, что жизнь быстротечна. Его можно увидеть на фотографиях, с ним можно познакомиться в зеркале, его можно узреть, посмотрев на своих детей, отметив то, как же быстро они растут.

Каждый день, как огромный супермаркет, без скидки и акции предлагает нам новые двадцать четыре часа для реализации себя в пространстве. Мы либо используем время эффективно, либо наблюдаем за происходящим. А вы все успеваете за день? У большинства из нас нет гувернанток, прислуг и поваров.

Колоссальное количество времени поедает быт, работа и маниакальное желание все успеть: учеба, дом, работа, встречи с друзьями, не забыть навестить родителей и бабушек, выбрать подарок ко дню рождения любимого человека и т. д. Ситуации и жизненные обстоятельства иногда наваливаются на нашу голову и с треском проваливают крышу, которая уже чуть-ли не едет от суматохи невыполненных дел.

Часто ли вы ощущали надобность в помощнике или очередном гаджете, который упростит вашу жизнь?

Мой персональный помощник

Современные гаджеты отменный повод освоить новинки и прибегнуть к электронной помощи . На сегодняшний день их число растет как грибы и радует самых избалованных и изощренных покупателей. Органайзеры, планшеты, записные книги - все это создано для того, что нам с вами жилось проще. Приложения, которые за считанные секунды устанавливаются на телефон, с радостью и не унылым оповещением, будут помогать вам планировать свое время и не забывать то, что их маленький, искусственный мозжечок забыть не сможет, даже если бы ему захотелось.

Человек по своей натуре существо и делает все для того, чтобы количество приложенных усилий оправдалось на 100%. Но иногда, когда время и так не подчинено нам и выскальзывает сквозь пальцы, выделить десять минут для того, чтобы описать все нужное в приложении или сделать заметки в блокноте кажется просто непосильной задачей. Знакомо, не так ли?

Есть верный способ справиться со сложившейся ситуацией и временным хаосом. В роли Чипп и Дейла выступает планирование своего собственного дня.

Как научиться планировать свой день?

Планирование - это то, о чем нам часто говорили родители в детстве. Четкое разделение задач, их построение и структурирование, играет роль хорошего и качественного блокатора неупорядоченности. Ведь вспомните, сделал уроки - пошел на прогулку, выгулял собаку, вынес мусор или помыл посуду — можешь посмотреть любимые мультфильмы.

Сделал дело, гуляй смело!

Теоретически ничего не изменилось, за исключением того, что прошло время, мы повзрослели и привыкли решать свои проблемы ситуативно. То бишь то, что уже навалилось на нашу и без того замученную головушку. Как с этим быть? Как бороться?

Как правильно организовать день и выбрать стратегию планирования?

Наверняка, каждый перед сном или с утра думает о том, что нужно сделать и когда это лучше всего внедрить в свой тайм-менеджмент дел. Планировать свой день можно по-разному. Научившись это делать на краткосрочную перспективу дня, можно смело переходить к планам на неделю, месяц и года.

Таким образом, каждая минута вашей драгоценной жизни не будет проведена впустую.

Умение расставлять приоритеты - приобретаемый навык, который так нужен нам для того, что бы грамотно распределять нагрузку.

Планирование условно можно разделить на два пункта:

Краткосрочное планирование

Все то, что вы как СуперМен, можете изменить или скорректировать на протяжении суток.

Краткосрочное планирование - это уникальный способ выгодно распределить энергозатратные действия для решения повседневных дел и удачно лавировать в их перестроении, подвижке для оптимального достижения количества выполненных пунктов.

Краткосрочное планирование включает в себя составление списков дел или задач, которые вы хотели бы выполнить завтра, сегодня или в течении часа.

Долгосрочное планирование

Планировать на более длительные временные дистанции можно научиться с помощью данного пункта. Вы хотели поехать в отпуск летом? Выжить после глобального ремонта гостиной? Распределите время и силы с умом. Долгосрочное планирование включает в себя краткосрочное и одно не может исключать второе.

Спешу прописать один важный совет. В планировании нет место условностям. Очень важно анализировать каждую маленькую деталь , одаривая ее властью. Картина вашего времени, сложена из маленьких пазлов и если нарушить гармонию, шедевра в результате не будет. Разберем на примере.

Долгосрочное планирование: сделать ремонт в гостиной. Казалось бы, что не понятного? А давайте копнем глубже и заметим весь объем айсберга. В своем гаджете или блокноте, вам потребуется разукрупнить пункт подетально, с учетом времени, места и события.

Например, сделать ремонт в гостиной до конца 2016 года:

• выделить бюджет (10.000 у.е.)
• найти дополнительный доход в размере 400 у.е. ежемесячно
• проработать интерьер с дизайнером до сентября 2016 и т. д.
• определиться со стилем ремонта

Каждый пункт можно делить на детали до бесконечности или вашего полного удовлетворения тем, что все лаконично, просто и понятно . И в итоге, цель будет достигнута. Миссия выполнена! Вы - молодец.

Планирование дня и с чего начать?

Как правильно составить план на день, спросите вы? Не обойдусь без совета. Отменно работает стратегия планирования в том случае, если вы сложные задачи будете выполнять первостепенно. Часто мы не хотим сразу окунаться в омут с головой и выполнять не приятные, не интересные или нудные дела, оттягивая такое удовольствие на вечер.

Результативность работы нашего мозга под закат солнца, менее эффективна нежели с утра. Поэтому, наберитесь терпением и решите глобальные вопросы тогда, когда ваше серое вещество максимально эффективно, то есть утром.

Отлично данная тактика применима в организации рабочего дня. Если вас уже ждет аврал, как можно скорее выделите самые сложные и нужные задачи, для победного их решения с криком «Банзай!». Таким образом, вы освободите свой день от ненужных переживаний и сможете с удовольствием похвалить себя, отметив данный пункт как выполненный.

Планирование и его виды, рассчитаны на то, что в скором будущем вы станете настоящем повелителем времени своего дня, а тем самым и жизни. Ежедневно работая в своем приложении, гаджете или органайзере, вы взрастите полезную привычку, которая сможет стать поводом быть лучше завтра нежели вчера.

Достижение результата напрямую зависит от вас и от вашего желания контролировать свое время и проживать максимально ярко и результативно каждый свой день. Действие ради действия без - пустое содрогание пространства. О чем мечтаете? ?

Расписав все шаги по этапам, вы с радостью отметите то, что в вашей голове это казалось намного страшнее и объемней, нежели в электронном экране или листе блокнота. Шаг за шагом, выполняя задачу за задачей, ваша успеваемость и оперативность повысится, а хаос, неупорядоченность и страх прямо пропорционально снизятся.

На этом, пожалуй, я закончу свои эпичные мысли и оставлю вас один на один с осознанием времени и его силы. Надеюсь, минуты, что мы провели с вами вместе, принесут пользу, а советы представленные в этой статье, помогут справиться с потоком задач, учет которых вести легко и просто.

Дорогие друзья, подписывайтесь на обновление блога, в комментариях расскажите о том, как планируете свое время вы? Порекомендуйте его друзьям в социальных сетях для прочтения и да будет нам с вами запланированное счастье!

До скорого на блоге elenarou. Пока пока.

Оксана Клименко Ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании Just Consulting , г. Москва
Журнал «Новый менеджмент », № 11 за 2007 год

Что нужно делать для того, чтобы свой самый ценный ресурс — время — использовать оптимально? Как научиться планировать качественно и точно следовать намеченному? Какие навыки необходимы для успешного выполнения ежедневных планов?

Начнем с примера. Новый день руководитель компании встречает с надеждой успеть сделать все запланированное на сегодня, а если получится, то хорошо еще бы пару встреч в расписание втиснуть и позвонить важному партнеру, с которым давно собирался поговорить, да все никак не получалось. С таким оптимистичным настроем руководитель/топ-менеджер отправляется на работу. Он приходит в офис, погружается в дела и вскоре ловит себя на мысли, что сделать все задуманное сегодня будет весьма проблематично. Возникают срочные вопросы, требующие немедленных решений, и план меняется до неузнаваемости. Снежный ком дел превращается в лавину, времени катастрофически не хватает, и под конец рабочего дня руководитель, недовольный собой, переносит все, что не успел сделать сегодня, на завтра.

Бытует мнение, что если план не выполняется на сто процентов, то мы работаем неэффективно. Это один из весьма распространенных мифов о планировании, и, конечно же, он, как и все мифы, не претендует на достоверность. Прежде всего, нужно понять, что план — это не догма , а постоянно изменяющийся управленческий инструмент. Согласитесь, при резкой смене погоды, мы тоже порой испытываем отрицательные эмоции: то слишком жарко, то осень с дождями и ветром пришла не вовремя, то снег растаял раньше, чем нужно… Но погода все равно будет меняться — независимо от нашего настроения. И надо воспринимать это как данность. Так и с планированием. Чем спокойнее мы будем реагировать на необходимость постоянной корректировки планов и скорее признаем аксиомой то, что план в процессе исполнения меняется всегда , тем успешнее сможем его реализовать.

Классифицируйте все дела, которыми занимаетесь

Есть много способов эффективного планирования, о них написаны книги, статьи, по ним разработаны специализированные тренинги и семинары. Всему этому можно и нужно учиться. Известны также разные типы планирования, среди которых наиболее распространенные — стратегическое, тактическое и оперативное или текущее. Мы остановимся только на нескольких моментах оперативного планирования, заслуживающих отдельного внимания. Потому что именно ежедневные нагрузки и перегрузки в расписании руководителя вызывают наибольшее напряжение. Как этого избежать? Рассмотрим несколько классификаций, которые помогут руководителю более осознанно и четко осуществлять ежедневное планирование.

Один из способов планирования — по времени рабочего дня:

• утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);
• день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);
• вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).

То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.

Следующий способ — по видам деятельности:

• письма;
• работа с документами;
• совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);
• совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).

Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.

Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:

• финансы;
• сбыт;
• производство;
• маркетинг;
• управление персоналом и т.д.

Перечень составляется в соответствии с видом бизнеса компании. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть. Что даст такое планирование? Во-первых, все предстоящие дела (проведение встреч и участие в них, составление и анализ документов) можно четко соотнести с областью управления и конкретными людьми, которые этими делами занимаются и отвечают за их выполнение. А это, в свою очередь, позволяет ставить задачи своим подчиненным — (скажем, подготовить необходимую информацию для встречи). Во-вторых, по истечении месяца можно будет, например, проанализировать, какой области уделяется достаточно внимания, а какой — меньше, и узнать причины. И, наконец, такой анализ позволит в будущем более равномерно и целенаправленно планировать свою работу.

С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса :

• инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);
• планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);
• исполнение (дела, которые реализуются сейчас);
• анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);
• контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);
• завершение (дела, которые нужно закончить).

Теперь надо выбрать две классификации, наиболее для вас удобные и понятные, которые смогут стать для вас наиболее эффективными инструментами планирования рабочего дня.

Для примера рассмотрим сортирование дел по областям менеджмента и по стадиям процесса.

Составляем таблицу (см. ниже). В первую колонку вписываем стадии процесса, в первую строку — области менеджмента. В ячейках на пересечении располагаем предстоящие дела. Удобно также применять различные маркеры, отмечая мероприятия определенными буквами и цветами. Можно обозначать буквами желательное время дня: У — утро, Д — день, В – вечер. Можно разным цветом выделить приоритетность (красный — очень важно, желтый — важно, зеленый — менее важно).

Таблица 1. Пример матрицы планирования по областям менеджмента и стадиям процесса (с маркерами).

Области менеджмента/ Стадии процесса	Управление финансами	Управление производством	Управление сбытом	Управление маркетингом	Управление персоналом
Инициирование		Приступить к внедрению программы по разработке новых рецептур (совещание с главным технологом и начальником производства) — У
Планирование				Спланировать акцию (письмо с формулировкой задачи маркетологу) — У
Исполнение					Утвердить систему мотивации (работа с документами) — Д
	Отчет за 2 квартала кв. (работа с документами) — Д		Анализ результатов участия в выставке (совещание) — У
Контроль	Отчет за 2 квартала кв. (работа с документами) — Д
Завершение					Подготовить речь по итогам конкурса идей (выступление) — В

Важно заполнять такую матрицу постепенно в течение дня, по мере возникновения задач. В готовом виде матрицу дел можно передать своему помощнику для внесения корректировок в расписание на следующий день или делать это самостоятельно. Таким образом, вместо хаотичного списка дел у вас получится структурированная таблица, удобная и наглядная. Останется только соотнести их с определенными днями и часами.

Возможно, вы выберете для себя два других вида классификации, более подходящих именно вам. В любом случае, планирование сразу в двух плоскостях дает гораздо больший эффект, чем составление обычного длинного списка дел, которые с трудом можно втиснуть в рабочие часы.

Совершенствуйте и развивайте навыки планирования

Не секрет, что для успешного планирования требуются определенные навыки. Это сосредоточение на главном, выстраивание логических цепочек, расстановка приоритетов гибкость мышления, работа с большим объемом информации, системное видение целостной картины и т.д. Если в течение дня в расписании происходят изменения, пригодится умение быстро и легко переключаться с одной темы на другую, подчас никак не связанную с предыдущей. В малых и средних компаниях можно наблюдать такую картину. Руководитель работает с документами, сосредоточив все свое внимание на отчете, содержащем важные финансовые показатели за определенный период. И вдруг в кабинет заходит, например, начальник отдела и, как в известной отечественной комедии, воздев руки к небу, взывает: «Шеф! Все пропало!». После чего, с трудом сдерживая волнение, говорит о том, что работа на грани провала, что изменить что-либо практически невозможно и что вся надежда на руководителя. Приходится за несколько секунд переключиться с отчета на отдел, проанализировать ситуацию и быстро принять эффективное управленческое решение.

Можно ли развивать в себе навыки текущего планирования, которые помогут справляться с непредвиденными изменениями планов? Приведем ряд простых упражнений, цель которых — научиться эффективно планировать и ориентироваться в процессе выполнения намеченных на день дел. Каждое из них занимает по времени несколько минут (можно выполнять их, например, в перерывах между сложными заданиями), и при более-менее регулярной тренировке вы сможете значительно повыситьсвою эффективность в сфере планирования задач.

Упражнение «Мишень». Это упражнение развивает способность концентрировать внимание на одном важном деле. На листе бумаги нарисуйте большую мишень — как в тире. Расположите дела предстоящего дня в произвольном порядке в кругах мишени, оставив точку в центре свободной. Более отдаленные по времени дела можно расположить на листе вне области мишени. Чем больше разных дел и мероприятий вы вспомните, тем лучше. Теперь смотрите в центр мишени и сосредоточьте внимание на каком-то одном деле. Удерживайте внимание на нем одну минуту. Затем переведите взгляд на другие записи, имеющиеся на листе, как будто вы наблюдаете со стороны, дав себе тем самым небольшой отдых. Снова смотрите в центр мишени, сконцентрировавшись на каком-то другом деле, тоже одну минуту. Таким образом, чередуя концентрацию внимания на одном с просмотром многих других дел, можно хорошо натренироваться в умении выделять главное и отбрасывать второстепенное, что позволит при планировании быстрее определять первостепенные и наиболее важные задачи.

Упражнение «Переключение телевизора». Эту простую и хорошо всем знакомую процедуру в психологическом контексте называют «синдромом кнопки». Мысленно представьте себе, что у вас в руках пульт от телевизора. Попробуйте «переключать» мысли с одной темы на другую — при каждом нажатии на кнопку воображаемого пульта. Выбирайте тот темп переключения, который вам удобен. Вначале можно это делать медленно, потом постепенно ускорять. Как вариант — можно чередовать длительность обдумывания дел. Главное — чтобы «кнопка на пульте» означала для Вас сигнал к переключению с темы на тему. Таким образом вы научитесь быстро переводить внимание с одного вопроса на другой, не застревая в одной теме надолго.

Упражнение «Свяжи слова». Творческие задания требуют от исполнителя гибкости мышления. Привычка мыслить стандартно — не лучший помощник для выработки оптимального решения и едва ли поможет добиться желаемых результатов. Креатив и спонтанность — столь же значимые составляющие эффективного мыслительного процесса, как логичность, и системность. Развивать такие навыки можно с помощью игры. Задание следующее: в паре слов, совершенно не связанных между собой, нужно найти нечто общее. Вначале можно составить список из пар слов (5-6 пар), затем, поочередно в каждой стараться находить общее. Например, «крокодил» и «линейка». Что между ними общего? Как вариант, — то, что они оба могут быть зеленого цвета. Такая тренировка развивает гибкость мышления и помогает успешно находить оптимальные варианты решения задач за минимальное время.

Упражнение «Дерево». Часто для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно спланировать все дела по принципу важности или фундаментальности: основательные, на базе которых выполняются все остальные, и небольшие, но тоже необходимые. Нарисуйте на листе бумаги дерево — от корней до листьев. И распределите задачи следующим образом: корни — базовые, основные приоритетные дела; ствол — стратегические направления развития; ветви — мероприятия по областям менеджмента или отдельным направления бизнеса; листья — конкретные задачи.

Получив наглядное изображение информации, приступайте к дальнейшей работе — вносите уточнения, отбирайте персонал для работы по отдельным направлениям, для выполнения конкретных заданий и т.д.

Планируйте ежедневно, постоянно, развивайте свои навыки, совершенствуйте умения, изобретайте новые методы и способы. Пусть процесс планирования станет для вас позитивным и креативным занятием. Успехов вам в планировании и в бизнесе!

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной . У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же - вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

• Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
• Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
• Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
• Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
• Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
• Достигать .

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами - вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет - изучить за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании - думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время - это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании - они , свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по . В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Желаем вам удачи!

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека .

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности. С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности. Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю» . Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования .

1. Планирование для начинающих
   Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
2. Улучшение условий планирования
   Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову. Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование ». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование ».

Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его ».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

Рабочее время - это время, которое любой работник посвящает выполнению свой трудовой функции. Его продолжительность регламентирует трудовое законодательство.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планирование рабочего времени является неотъемлемой частью управления им, то есть тайм-менеджмента. Это модное сегодня слово означает не просто управление временем, а его эффективное планирование для достижения целей предприятия. Ведь время - это один из ресурсов, использовать который нужно рационально.

Зачем и кому необходимо?

Говорить об управлении временем не совсем корректно. Его течение не зависит от действий человека, оно не ускоряется и не замедляется.

Управлять стоит использованием этого времени. Причем для предприятия это важно на всех уровнях - от руководителя до рядовых сотрудников. Эффективное использование этого ресурса напрямую сказывается на производительности труда, а значит и на прибыли.

Для любой компании планирование рабочего времени имеет и еще одно важное значение.

От того, какой фонд рабочего времени требуется для выполнения производственных задач, зависит численность сотрудников предприятия, а значит, и связанные с персоналом финансовые затраты.

Причины дефицита времени

Дефицит означает нехватку. В нашем случае - нехватку рабочего времени для выполнения поставленной перед конкретным сотрудником, подразделением или предприятием в целом задачи.

Результатом может быть срыв сроков исполнения заказа и его неблагоприятные последствия. Чаще всего, дефицит времени связан с некомпетентностью руководителя.

Можно выделить три группы причин, приводящих к дефициту времени:

• личные качества руководителя;
• действия руководителя;
• независимые причины.

Личные качества руководителя, приводящие к потерям времени, могут проявляться в таких явлениях, как:

• суетливость, то есть торопливое совершение беспорядочных действий;
• постоянная спешка;
• отсутствие полноценного отдыха из-за доработки дома.

Неграмотные же действия приводят к тому, что возникают:

• низкая или отсутствующая мотивация у сотрудников;
• нарушение коммуникации;
• отсутствие ранжирования дел по степени важности;
• неумение делегировать полномочия.

Независящие от руководителя причины, ведущие к нехватке времени у руководителя и его подчиненных, это:

• слишком большое число заданий, дел, поручений;
• незапланированные события (воры времени).

Эти причины, как правило, не возникают по отдельности. Они вытекают одна из другой.

В результате получается замкнутый круг, выбраться из которого позволит только правильное и рациональное планирование. И контроль за выполнением намеченных мероприятий и затраченным на них временем.

Какие задачи можно решить?

Планирование - это один из инструментов принятия различных управленческих решений. Оно предполагает постановку целей и определение путей ее достижения. То есть это своего рода возможность возможность заглянуть в будущее компании и решить, как именно и за какой срок туда можно добраться.

Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:

• повышение уровня эффективности деятельности:
• контроль действий и затрат времени на них;
• оптимизация рабочего графика;
• совершенствование техник использования времени;
• отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
• рациональное планирование выполнения важнейших дел;
• четкое разделение рабочего и личного времени.

Виды

Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:

• по охвату (общее и частное);
• по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
• по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
• по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
• по возможности изменений (жесткое и гибкое).

Планирование общего фонда

Планирование общего фонда невозможно без подсчета затрат рабочего времени. Для того чтобы понять, сколько требуется этого ресурса, используются различные методы.

Затем рабочее время необходимо нормировать, то есть, основываясь на результатах подсчета затрат и научно-обоснованных нормативов, вывести оптимальное время для изготовления одной единицы продукции или выполнения задания.

Нормирование - это ядро планирования общего фонда времени. Именно на его основе определяется количество необходимого персонала, затрат на , критерии стимулирования.

Общий фонд состоит из:

• календарного;
• номинального (календарный без выходных и праздников, но с учетом укороченных предпраздничных дней);
• эффективного (сколько один работник отработал в плановый период).

Индивидуальное

Не менее важным, чем общее планирование, будет и тайм-менеджмент каждого сотрудника.

Здесь важно знать, кому установить жесткий график, а кто сам знает как планировать свое время максимально эффективно. И все же есть несколько важных моментов.

Например, выдерживать соотношение 60/40. То есть 60% рабочего времени распланировать для решения текущих задач, а 40% оставить на непредвиденные задания и творческую активность (два блока по 20%).

Этот и другие важные принципы планирования индивидуального рабочего времени сформулировал Л. Зайверт.

Он не выделял принципиальных различий между руководителями и специалистами в плане эффективности использования рабочего времени. Но некоторые аспекты все же хотелось бы отметить.

Руководителей

Для руководителя навыки планирования особенно важны.

В этом и заключается его функция: ставить цели, определять временные рамки для ее достижения и контролировать результат, а также делегировать полномочия, избавляясь от тех дел, которые могут выполнить специалисты.

Специалистов

Специалист планирует свое время, опираясь на поставленные руководителем задачи. Для него большое значение имеют навыки самодисциплины.

Планирование рабочего времени на предприятии

Любой план должен быть зафиксирован письменно, иначе он не существует. Облегчить управление временем поможет электронное планирование. Использование современных технологий не только позволит наглядно представить список дел.

Современные гаджеты способны напоминать своим владельцам о важных мероприятиях.

Общие правила

• План необходимо составлять с вечера и с утра вносить в него коррективы.
• Все внесенные в план дела необходимо разделить по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
• Объем дел должен быть реалистичным, не стоит пытаться объять необъятное.
• Фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
• Определять приоритеты.
• Устанавливать точные сроки исполнения каждой задачи.
• Делегировать полномочия.
• Регулярно следует корректировать планы.

Что включать в план?

В план необходимо включить абсолютно все дела, которые предстоит сделать в течение дня. Это позволит ничего не упустить на следующих этапах.

Записать необходимо все - от совещания у руководителя, до поздравления коллеги с днем рождения по корпоративной почте. Начать нужно с тех, которые имеют точное время: совещания, встречи, конференции и т. д.

Помимо поручений руководства, стоит включать и те дела, которые способствуют продвижению по карьерным ступеням. Например, повышение квалификации или творческую работу над проектом.

Расстановка приоритетов

Чтобы планирование времени действительно было эффективным, необходимо все внесенные в ежедневный (еженедельный, ежемесячный и т. д.) ранжировать по степени их важности и срочности. А затем выполнять в порядке убывания значимости.

Технология и методы

Наиболее часто для расстановки приоритетов и планирования времени используют такие методы, как Матрица Эйзенхауэра и Закон Парето.

Коротко это выглядит так:

• все дела делятся на важные и срочные, важные и несрочные, менее важные и необязательные;
• большую часть времени (до 80%) нужно посвятить наиболее важным и срочным;
• делать это необходимо в начале рабочего дня.

Анализ эффективности

Проверить, насколько эффективно любой работник использует свое рабочее время, можно математическим путем. Для этого используют различные коэффициенты, например, экстенсивного использования времени.

Формула его расчета выглядит так:

Кэ = (общий фонд времени - перерывы в работе)/общий фонд времени.

Идеальное значение будет равно единице. Чем больше, Кэ от нее отличается, тем неэффективнее используется рабочее время.

• по вине работника и по независящим от него причинам;
• на личные потребности.

Для этого в числитель формулы подставляется нужное значение (в минутах), а в знаменателе так и остается общий фонд времени. Здесь зависимость обратная. Чем ближе это значение к единице, тем нерациональнее расходуется рабочее время.

Примеры

Планирование рабочего дня, недели или иного периода во многом зависит от специфики профессии. Особенно, если она предполагает элементы творчества.

Рассмотрим, на что стоит обратить внимание представителям таких профессий, как юрисконсульт и менеджер в банковской сфере.

Для юриста

Особенностью этой профессии является участие в судебных заседаниях. Следовательно, рабочий график обязательно включает расписание судебных процессов и процессуальных сроков подготовки тех или иных документов. Это самые важные и неотложные дела.

Время встреч и переговоров с клиентами согласуется, исходя из оставшимися свободными промежутков. То что осталось в результате, тратится на аналитику и составление отчетов.

План на день будет выглядеть примерно так:

Время	Жесткие сроки	Гибкие задачи
9-00	Оперативное совещание
10-00		Написать отчет для шефа
11-00		Посмотреть еще раз документы к процессу N
12-00	Судебное заседание по делу N
13-00		Обед
14-00		Просмотреть договоры поставки
15-00	Встреча с А, составление иска
16-00	Подготовить апелляцию по делу К
17-00		Проверить сроки процессуальных документов

Для менеджера в банке

Рабочий день банковского менеджера по кредитованию будет состоять из нескольких блоков:

• назначенные встречи, привязанные ко времени;
• оформление договоров по результатам встреч;
• холодные звонки с целью расширения клиентской базы;
• подготовка коммерческих предложений и т. д.

Планировка дня такого сотрудника может быть следующей:

И несколько советов напоследок:

• Определяя важность задачи, стоит задать себе вопрос: «А что мне это даст?» И приступать к выполнению, только если ответ устраивает. Если же ответ не нравится, то вероятно, задачу можно пока отложить.
• Первым делом, с утра, стоит выполнять самые неприятные, но важные дела.
• Большие и сложные задачи лучше всего исполняются, если разделить их на маленькие и легкие.
• Жизненно необходимо давать себе полноценный отдых от работы.

Вам могут быть интересны следующие материалы

Елки

Вязаные

Поздравления

Новый год

Сценарии

Игрушки для елки

© 2024 Новогодний портал. Елки. Вязание. Поздравления. Сценарии. Игрушки. Подарки. Шары